Fra aftale til afslutning

Et samarbejde med en ekstern IT-leder har fem faser: aftalen, opstarten, den løbende drift af samarbejdet, overdragelsen og afslutningen. De fleste problemer i forløbet kan spores tilbage til noget, der ikke blev aftalt i begyndelsen, typisk mandatet, ejerskabet til dokumentationen eller hvad der sker, når samarbejdet slutter. Siden her gennemgår faserne i den rækkefølge, de opstår, og peger på de artikler, der går i dybden med hver af dem.

Aftalen

Aftalen er stedet, hvor rollen bliver konkret. Den bør som minimum beskrive rollen og dens opgaver, mandatet, timerammen, tilgængeligheden, rapporteringen, fortroligheden, ejerskabet til dokumentation og vilkårene for opsigelse. Punkterne er gennemgået i Aftalen om ekstern IT-ledelse: hvad bør stå i den?. Siden er ikke juridisk rådgivning, og større aftaler bør læses af virksomhedens egen rådgiver.

Mandatet fortjener særlig opmærksomhed. Der er forskel på at rådgive, at indstille og at beslutte, og den eksterne skal vide, hvilke beslutninger der kan træffes på virksomhedens vegne, og hvilke der skal forelægges direktionen. Skal den eksterne forhandle med leverandører, kan det kræve en fuldmagt. Hvem der skriver under på hvad, er beskrevet i Mandat: hvad må den eksterne beslutte på jeres vegne?.

Timerammen er den anden centrale del. Den fortæller, hvor meget tid der er til rådighed, men aftalen bør også sige, hvad der sker ved overskridelse, og hvad ledelsen kan forvente ved en hændelse uden for den faste tid. Det står i Timeramme, svartid og tilgængelighed.

Adgange og dokumentation

Den eksterne skal have adgang til systemer, aftaler og leverandører for at kunne løfte rollen. Adgangene bør gives personligt, logges og kunne lukkes igen uden besvær. Al dokumentation, der bliver til undervejs, som kortlægningen, strategien, risikovurderingerne og beslutningsloggen, tilhører virksomheden og bør ligge i virksomhedens egne systemer. Hvordan det håndteres, er beskrevet i Adgange, fortrolighed og hvem der ejer dokumentationen.

Opstarten

De første uger handler om at forstå, hvad virksomheden har. Et typisk forløb begynder med en gennemgang af systemer, leverandører, aftaler, adgange og kendte problemer og munder ud i en prioriteret liste over, hvad der skal ske først. Gennemgangen går hurtigere, når virksomheden har materialet klar.

• ☐ Liste over systemer og leverandører med kontaktpersoner
• ☐ Kopier af de gældende aftaler og serviceaftaler
• ☐ Oversigt over, hvem der har administratoradgang
• ☐ Organisationsdiagram og en navngiven intern kontaktperson
• ☐ En kort beskrivelse af de problemer, ledelsen allerede kender

Hvad virksomheden skal have klar, er uddybet i Gennemgangen ved start: det skal I have klar, og rækkefølgen fra kortlægning til første prioriteringsliste står i De første 90 dage med en ekstern IT-leder.

En ekstern rolle kræver en intern modpart: en person, der kender huset, har tid til at svare og kan få ting til at ske, når den eksterne ikke er til stede. Hvad den person skal have af tid og mandat, er beskrevet i Den interne kontaktperson.

Det løbende samarbejde

Når opstarten er overstået, bliver samarbejdet til en rytme. Den eksterne følger op på leverandører, forbereder beslutninger og rådgiver ledelsen inden for den aftalte timeramme. Større opgaver løses som projekter ved siden af.

Rapporteringen er det, der holder ledelsen orienteret. En fast skabelon for alle roller kan rumme de beslutninger, der er truffet, de risici, der er set, status hos leverandørerne og de åbne punkter. Hvor ofte og hvor detaljeret, er beskrevet i Rapportering: hvad ledelsen skal se, og hvor ofte.

Ledelsen bør også jævnligt vurdere, om samarbejdet virker. Tegnene er beslutninger, der bliver truffet, leverandører, der leverer, og færre åbne punkter fra gang til gang. En fast evaluering hvert halve år giver begge parter mulighed for at justere. Hvordan det gøres, står i Sådan vurderer I, om samarbejdet med den eksterne virker.

Overdragelsen

Før eller siden skal rollen afleveres. Det kan være til en fastansat, til en anden ekstern eller til en intern medarbejder. En god overdragelse følger en fast rækkefølge: dokumentation, åbne sager, leverandørkontakter, adgange og til sidst en kvittering fra den, der overtager. Overdragelsen bør være beskrevet i aftalen allerede ved start, så den ikke bliver forhandlet i en presset situation. Hvad der skal overleveres, i hvilken rækkefølge, og hvem der kvitterer, er gennemgået i Overdragelse: når den eksterne skal aflevere til en ny.

Afslutningen

Den sidste uge af et samarbejde handler om at lukke ordentligt. Adgange lukkes, fuldmagter trækkes tilbage, dokumentationen afleveres, og leverandørerne får besked om, hvem de skal tale med fremover. Uden den afslutning kan en tidligere ekstern have adgang til systemer i måneder efter, at samarbejdet er slut.

Afslutningen er også et godt tidspunkt at samle op. Hvad blev der nået, hvilke beslutninger står åbne, og hvad bør den næste, der tager rollen, kende til? Et kort afsluttende notat til ledelsen gør det lettere at komme videre, uanset om rollen skal besættes igen, eller opgaverne fordeles internt.

Det skal I lade være med

• At starte uden skriftlig aftale · en mundtlig forståelse holder sjældent, når der opstår uenighed.
• At lade dokumentationen ligge hos den eksterne · den skal ligge i virksomhedens egne systemer fra dag ét.
• At give adgange via fælles konti · så kan de ikke lukkes, uden at andre mister adgangen.
• At vente med overdragelsen til opsigelsen · aftal den ved start.

Det skal I kræve af den eksterne

• En plan for de første uger · med en dato for den første prioriterede liste.
• Fast rapportering · i et format, ledelsen kan læse og bruge.
• Dokumentation i virksomhedens systemer · med adgang for ledelsen hele vejen.
• En beskrevet overdragelse · med rækkefølge og kvittering.

Næste skridt

• Aftalen om ekstern IT-ledelse
• De første 90 dage med en ekstern IT-leder
• Afslutning: dokumentation, adgange og viden, der skal blive i huset

Læs også: Opsigelse og binding i en aftale om ekstern IT-ledelse · Vælg rolle og model

→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-ledelse hos Nielco IT