Medarbejderne vil typisk vide fire ting: hvem den eksterne er, hvad personen må, hvem de skal kontakte, når noget driller, og hvad der sker med kollegaen, der hidtil har haft IT ved siden af sit job. Ledelsen bør svare på det før første dag, i en kort besked fra direktøren og på et fælles møde. Når svarene er klare fra starten, bliver den eksterne hurtigere en del af hverdagen, og der opstår færre rygter. Herunder følger svarene, ledelsen kan bruge, og et forslag til, hvordan rollen præsenteres.
Hvorfor det betyder noget
En ekstern leder, der dukker op uden forklaring, møder let skepsis. Medarbejdere kan tro, at der skal spares, at nogen har gjort noget forkert, eller at de skal overvåges. Det gør det sværere for den eksterne at få de oplysninger, personen skal bruge. En åben forklaring fra ledelsen fjerner meget af usikkerheden.
Den eksterne har også brug for, at medarbejderne fortæller om de problemer, de oplever. Mange af de vigtigste oplysninger om, hvad der virker og ikke virker, kommer fra dem, der bruger systemerne hver dag.
Spørgsmålene kommer under alle omstændigheder. Vælger ledelsen at svare på dem fra starten, bliver det ledelsens forklaring, der sætter tonen. Venter den, bliver det kaffestuens.
Hvem er personen?
Fortæl navnet, hvilken rolle personen har, og hvorfor ledelsen har valgt at hente rollen udefra. Forklar, at det er en fast aftale med et antal timer om måneden, og hvornår personen typisk er til stede. Giv gerne en kort beskrivelse af personens baggrund.
Medarbejderne spørger også, om den eksterne skal finde fejl hos dem. Svaret er, at opgaven er at give IT-arbejdet retning og få leverandørerne til at levere det aftalte. Den eksterne ser på, hvordan systemerne bruges, for at finde de steder, hvor de kan gøres lettere at arbejde med. Det er en god idé, at direktøren selv siger det.
Rollens titel bør være den samme i alle sammenhænge, fx IT-chef eller sikkerhedsansvarlig. Hvordan titel og mailadresse vælges, er beskrevet i mailadresse og titel. Placeringen i organisationen er behandlet i den eksterne i organisationsdiagrammet.
Hvad må den eksterne?
Forklar mandatet i almindelige ord. Den eksterne prioriterer IT-arbejdet, taler med leverandørerne på virksomhedens vegne og kommer med anbefalinger til direktionen. Personen kan stille spørgsmål til alle afdelinger og har adgang til de systemer, opgaven kræver.
Medarbejderne skal også vide, at den eksterne har tavshedspligt om det, personen ser i systemerne og hører i samtalerne. Det gør det lettere at fortælle åbent om de problemer, der irriterer i hverdagen.
Sig også, hvad den eksterne ikke har. Har personen ikke personaleansvar, så sig det. Det er et af de spørgsmål, der fylder mest hos dem, der i dag løser IT-opgaver. Personaleansvar for IT-medarbejdere er behandlet i personaleansvar for IT-medarbejdere.
Hvem kontakter vi nu?
Det skal være helt klart, hvem man henvender sig til i hverdagen. Til daglig support, fx når printeren driller, gælder de samme veje som før, typisk driftsleverandørens servicedesk. Den eksterne er kontakt for større spørgsmål: nye systemer, ønsker til ændringer, bekymringer om sikkerhed og problemer, der bliver ved med at komme igen.
Skriv svaret ned på en side, som alle kan finde.
- Daglig support: servicedesk eller den faste leverandør.
- Spørgsmål og ønsker om IT: den interne kontaktperson, som samler dem til den eksterne.
- Mistanke om sikkerhedshændelse: det nummer eller den adresse, beredskabsplanen angiver.
- Persondata: DPO’en, hvis virksomheden har en.
Hvad sker der med den, der havde IT før?
I mange mindre virksomheder har en medarbejder løst IT-opgaver ved siden af sit egentlige job. Personen kan føle sig forbigået eller være bekymret for sin stilling. Tal med vedkommende før alle andre, og forklar, hvad den nye fordeling betyder.
Andre medarbejdere kan have spørgsmål om deres egne opgaver. Skal de lære nye systemer? Ændres arbejdsgangene? Svar ærligt, at det er for tidligt at sige, og at den eksterne først skal danne sig et overblik. Lov, at ingen større ændringer gennemføres, uden at de berørte bliver hørt.
Ofte bliver personen den interne kontaktperson eller superbruger og får en mere afgrænset opgave, der passer ind i det øvrige arbejde. Personen er værdifuld for den eksterne, fordi meget viden om systemer og vaner sidder dér. Sig det højt. Rollen er beskrevet i IT-koordinator og superbruger og i den interne kontaktperson.
Sådan præsenterer ledelsen rollen
En god præsentation har tre trin.
- En samtale med den eller de medarbejdere, der har haft IT-opgaver, før beskeden går ud.
- En kort besked fra direktøren til alle om, hvem der kommer, hvorfor og fra hvornår, med kontaktsiden vedhæftet.
- Et fælles møde i de første uger, hvor den eksterne præsenterer sig og fortæller, hvad personen vil se på først.
Forestil jer en snedkervirksomhed med 40 ansatte, hvor værkføreren i mange år har klaret IT ved siden af. Direktøren taler først med ham, og han bliver intern kontaktperson med en fast tid om ugen til opgaven. Beskeden til alle nævner ham som den, man går til med IT-spørgsmål, og den eksterne holder et kort møde i kantinen den første uge.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ En kort præsentation for medarbejderne i de første uger.
- ☐ Respekt for de medarbejdere, der har løst opgaverne hidtil.
- ☐ Tydelighed om, hvad personen arbejder med, og hvad der ligger hos leverandøren.
- ☐ Samtaler med medarbejdere, der bruger systemerne mest.
- ☐ Tilbagemelding, når et ønske eller problem er behandlet.
Det skal I lade være med
- At lade den eksterne starte uden besked · rygterne kommer før forklaringen.
- At springe samtalen med den IT-ansvarlige kollega over · personen hører det så fra andre.
- At lade det være uklart, hvem man kontakter · henvendelserne ender alle steder.
- At gøre den eksterne til support · timerne går til småopgaver.
- At love mere, end aftalen rummer · forventningerne bliver for høje.
Start med at skrive kontaktsiden og samtalen med den kollega, der har haft IT. Send derefter beskeden fra direktøren, og planlæg det fælles møde.
Følg op efter en måned. Spørg et par medarbejdere, om det er klart, hvem de skal kontakte, og om de har mødt den eksterne. Justér kontaktsiden, hvis der er tvivl.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Rollebeskrivelse og ansvarsmatrix · Fra aftale til afslutning
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-ledelse hos Nielco IT
