Vælg rolle og model

Valget af ekstern IT-ledelse består af to beslutninger, der skal træffes i rækkefølge. Først rollen: hvilket ansvar mangler virksomheden en ejer af? Derefter modellen: hvor længe og hvor meget skal rollen dækkes? De fleste fejl opstår, når ledelsen begynder med modellen eller titlen og først bagefter finder ud af, hvad opgaven er. Siden her stiller rollerne og modellerne over for hinanden ud fra behov, anledning, lovkrav og virksomhedstype.

Start med behovet

Det mest pålidelige udgangspunkt er de spørgsmål, som ingen i dag kan svare på. Stil dem i ledelsen, og læg mærke til, hvor svaret er “ingen” eller “direktøren”.

• Hvem træffer IT-beslutningerne? · peger på IT-chef eller CTO.
• Hvem svarer, når en kunde spørger til informationssikkerhed? · peger på CISO eller cyber security advisor.
• Hvem ved, hvor persondataene ligger, og hvem der har adgang? · peger på DPO eller en databeskyttelsesansvarlig.
• Hvem følger op, når leverandøren ikke løser en fejl? · peger på IT-driftschef.
• Hvem skriver det softwareprodukt, kunderne betaler for? · peger på CTO.

Flere spørgsmål, der fører frem til rollen, er samlet i Hvilken rolle mangler I? Spørgsmål til ledelsen. Er billedet mere en fornemmelse end et konkret problem, så læs Tegn på, at ingen ejer IT-beslutningerne.

Rollerne efter behov

• Strategi, leverandører og budget i en virksomhed, der bruger IT · IT-chef.
• Arkitektur, udviklere og teknisk retning i en virksomhed, der laver software · CTO.
• Risiko, politikker, beredskab og krav fra kunder, forsikring og lovgivning · CISO, vCISO eller cyber security advisor.
• Overvågning af reglerne for persondata og kontakt til Datatilsynet · DPO.
• Opfølgning på driften og leverandørens leverancer · IT-driftschef.
• En titel, som en kunde eller samarbejdspartner har nævnt · afklar først, hvad der menes. CPO kan betyde tre forskellige roller.

Rollerne er beskrevet hver for sig på Rollerne i ekstern IT-ledelse.

Modellerne efter anledning

Anledningen afgør ofte modellen.

• En IT-chef eller CTO er stoppet, og stillingen skal genbesættes · interim, med en kendt slutdato.
• Væksten kræver erfaring, men opgaven er for lille til en fuldtidsleder · fractional eller deltid.
• Der er et varigt, men begrænset behov · deltid eller as a service med en fast timeramme.
• En funktion skal bygges op og senere overtages af en ansat · fractional med en plan for overdragelse.
• En enkelt opgave skal løses · et afgrænset projekt, som ikke kræver en løbende rolle.

Typiske anledninger og den rolle og model, hver af dem peger på, er gennemgået i Anledninger: vækst, krav fra kunder, en leder der stopper. De fire modeller er forklaret på Deltid, interim, fractional og as a service.

Lovkrav og virksomhedstype

To forhold kan gøre valget mindre frit. Det ene er lovkrav. Visse virksomheder har efter databeskyttelsesforordningen pligt til at udpege en DPO, og virksomheder omfattet af NIS2-loven har et ledelsesansvar for cybersikkerheden, som en sikkerhedsrolle kan understøtte. Begge dele er forklaret på rollesiderne med henvisning til lovteksten.

Det andet er virksomhedstypen. Den vigtigste skillelinje går mellem virksomheder, der bruger IT, og virksomheder, der laver software. En grossist med fire IT-leverandører og et softwarehus med eget udviklingsteam har brug for vidt forskellige kompetencer. Størrelsen spiller også ind. Jo flere leverandører, systemer og lovkrav, jo mere tid kræver rollen. En virksomhed med én driftsleverandør og få systemer kan klare sig med en lille timeramme, mens en virksomhed med flere lokationer, egne udviklere og krav fra store kunder hurtigt har brug for mere.

Én eller flere roller

Mange mindre virksomheder har brug for mere end én rolle, og ofte kan én person dække dem. IT-chef og IT-driftschef kan ofte samles. IT-chef og sikkerhedsrolle kan samles, hvis ledelsen accepterer, at sikkerheden vurderes af den, der også træffer driftsbeslutningerne. DPO-rollen er sværest at kombinere, fordi uafhængigheden kræver afstand til de beslutninger, der skal overvåges. Hvilke roller der kan samles, og hvilke der støder sammen, er gennemgået i Kan én ekstern dække flere roller?.

Et andet valg er, om rollen skal besættes af en ekstern eller en fastansat. Kriterierne, uden beløb, er samlet i Ekstern eller fastansat IT-chef: sådan vejer I valget.

Det skal I lade være med

• At vælge model, før rollen er klar · en fractional leder uden klar opgave bruger tiden på at finde den.
• At samle alle roller hos leverandøren · den, der leverer, bør ikke også kontrollere.
• At vælge efter den laveste timeramme · en for lille ramme betyder, at de vigtigste opgaver ikke bliver løst.
• At springe referencerne over · tal med nogen, der har arbejdet med personen.

Det skal I kræve af den eksterne

• Erfaring med den rolle, I har brug for · og med virksomheder af jeres type og størrelse.
• Uafhængighed · spørg direkte til forhandleraftaler og provision fra leverandører, og få svaret skrevet ind i aftalen.
• Tilgængelighed og en afløser ved fravær · især hvis rollen omfatter sikkerhed eller drift.
• Rolle, mandat og timeramme på skrift · inden nogen skriver under.

Spørgsmålene til den første samtale er samlet i Det skal I kræve af en ekstern IT-leder, og spørgsmålet om bindinger er uddybet i Uvildig IT-rådgivning.

Hvad påvirker prisen

Prisen på ekstern IT-ledelse afhænger af rollen, timerammen, hvor mange leverandører og systemer der skal styres, hvilke lovkrav virksomheden skal leve op til, hvor stor den første gennemgang er, og om der er projektopgaver ved siden af. Faktorerne er gennemgået i Hvad påvirker prisen på ekstern IT-ledelse?. Hvad der påvirker prisen, og hvordan I får et tilbud, står under pris og tilbud.

Næste skridt

• Hvilken rolle mangler I?
• Det skal I kræve af en ekstern IT-leder
• Fra aftale til afslutning

Læs også: Ekstern eller fastansat IT-chef · Ordliste om ekstern IT-ledelse

→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-ledelse hos Nielco IT