Manglende IT-ledelse viser sig oftest i hverdagen, når leverandøren foreslår og ingen vurderer, når direktøren bruger timer på printere og licenser, og når et spørgeskema fra en kunde ligger ubesvaret i ugevis. Hvert tegn kan have en harmløs forklaring. Ser I flere af dem på én gang, er det et tegn på, at IT-beslutningerne ikke har en ejer. Det kan rettes, og første skridt er at få overblik over, hvilke beslutninger der mangler en ansvarlig.
Hvad det vil sige at eje en IT-beslutning
At eje en beslutning betyder at have overblikket, forberede valget, sikre, at det bliver truffet af den rette, og følge op bagefter. Det kræver ikke, at personen selv er tekniker. Det kræver, at nogen har tid, mandat og nok indsigt til at stille de rigtige spørgsmål.
I mange mindre virksomheder er ejerskabet aldrig blevet fordelt. IT er vokset frem med virksomheden, og opgaverne er havnet hos den, der var tættest på. Det fungerer længe. Tegnene nedenfor viser, hvornår det er holdt op med at fungere. Ejerskabet kan ligge internt hos en medarbejder med tid og mandat, eller det kan hentes udefra. Det vigtige er, at det er placeret og kendt af alle. Hvad ekstern IT-ledelse kan bidrage med, er forklaret i Hvad er ekstern IT-ledelse?.
Leverandøren sætter dagsordenen
Leverandøren kommer med forslag til nye løsninger, opgraderinger og udvidelser. Ledelsen siger ja, fordi ingen kan vurdere alternativet. Kontrakter forlænges automatisk, og ingen har læst serviceaftalen siden underskriften.
Leverandøren gør intet forkert ved at foreslå. Det er dens arbejde. Problemet er, at der ingen modvægt er. Et praktisk mål er, hvor mange af leverandørens forslag det seneste år der er blevet afvist eller ændret. Er tallet nul, skyldes det sjældent, at forslagene var perfekte. Hvordan ansvaret kan fordeles mellem ledelsen og leverandøren, kan I læse i Ekstern IT-ledelse og jeres IT-leverandør.
Direktøren er blevet IT-afdeling
Direktøren eller økonomichefen bruger en del af ugen på at oprette brugere, forny licenser, ringe til support og forhandle med leverandører. Andre opgaver venter imens. Tegnet er tydeligst, når medarbejderne går til direktøren med IT-problemer, fordi det er den eneste, der har kontakten til leverandøren.
Tidsforbruget er den synlige del. Den mindre synlige er, at leverandøren får en køber, der skal tage stilling til tekniske detaljer uden forudsætninger for det, og at beslutningerne derfor ofte træffes på leverandørens præmisser. Spørg direktøren, hvor mange timer der gik med IT den seneste måned. Svaret overrasker ofte.
Kundens spørgeskema bliver liggende
Fra en af de største kunder kommer der et skema med spørgsmål om adgangsstyring, backup og beredskab. Ingen ved, hvem der skal svare, og skemaet sendes videre til leverandøren eller bliver liggende. Når det endelig besvares, er svarene skrevet af nogen, der ikke kender virksomhedens forhold fuldt ud.
Tegnet vejer tungere, jo mere jeres kunder kræver dokumentation for sikkerheden hos deres leverandører. Ingen kan svare på det, ingen ejer. Svarene i et spørgeskema kan desuden blive en del af aftalegrundlaget med kunden, og et svar, der ikke holder, kan få betydning senere, hvis der sker en hændelse. Den, der svarer, bør kende både virksomheden og de tekniske forhold og have ledelsens mandat til at stå inde for svarene.
Ingen kan sige, hvad IT koster
Spørg, hvad virksomheden samlet bruger på IT om året, og hvad pengene går til. Kan ingen svare uden at gennemgå et års fakturaer, mangler overblikket. Det samme gælder licenser. Betaler I for brugere, der er stoppet, eller for to systemer, der gør det samme, er det et tegn på, at ingen følger med. Et tredje eksempel er systemer, som én afdeling har købt med et firmakort, uden at andre ved det. De kører uden for overblikket, både økonomisk og sikkerhedsmæssigt.
Adgange og viden sidder hos én person
En enkelt medarbejder kender adgangskoden til domænet, ved, hvordan firewallen er sat op, og har kontakten til leverandøren. Hvis personen går på ferie, står arbejdet stille. Hvis personen stopper, forsvinder viden. Tegnet er ofte usynligt, indtil personen er væk. Lav en simpel test. Spørg, hvem der kan logge ind som administrator på mailsystemet, domænet og firewallen, og hvem der kan gøre det, hvis den person er syg. Kan kun én svare, er tegnet til stede.
Det samme gælder, når en tidligere IT-chef eller en ekstern konsulent stadig har adgange, ingen har lukket.
Det skal I lade være med
- At reagere på det første tegn med et stort projekt · start med overblikket.
- At gøre den mest IT-kyndige medarbejder til IT-chef uden tid og mandat · titlen ændrer intet alene.
- At bede leverandøren om at vurdere sig selv · det er en interessekonflikt.
- At vente på en hændelse · tegnene kan håndteres i ro, før noget går galt.
- At give leverandøren skylden · den har gjort det, den blev bedt om, og manglen ligger i styringen.
Det skal I kræve af den eksterne
- En gennemgang, der beskriver, hvilke beslutninger der mangler en ejer, med konkrete eksempler fra jeres hverdag.
- Et forslag til, hvilke beslutninger der skal ligge hos ledelsen, og hvilke der kan uddelegeres.
- En plan for overdragelse af viden, så den ikke sidder hos én person.
- Frihed for bindinger til de leverandører, lederen skal holde øje med.
- En første prioriteringsliste, der kan forstås uden tekniske forudsætninger.
Sådan tager I de første skridt
Gå tegnene igennem i ledelsen sammen med den eller de medarbejdere, der i dag tager sig af IT, så I får begge perspektiver. Markér dem, der passer på jer:
- ☐ Leverandørens forslag bliver godkendt uden en uafhængig vurdering.
- ☐ Direktøren eller økonomichefen bruger fast tid på IT-sager.
- ☐ Kundernes sikkerhedsspørgsmål venter på svar.
- ☐ Ingen kan opgøre de samlede IT-udgifter uden at gennemgå fakturaer.
- ☐ Kritiske adgange og viden er samlet hos én person.
Er der to eller flere markeringer, er næste skridt at finde ud af, hvilken rolle der mangler. Spørgsmålene i Hvilken rolle mangler I? hjælper med det. Vælger I at hente hjælp udefra, er det en fordel at have aftaler, leverandørliste og adgange samlet på forhånd, som beskrevet i Gennemgangen ved start. Nogen i huset skal også være modpart for den eksterne, se Den interne kontaktperson.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Rollerne forklaret · Ansat eller ekstern IT-chef?
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-ledelse hos Nielco IT
