Gennemgangen ved start går hurtigere og bliver mere præcis, når virksomheden på forhånd har samlet fem slags materiale: de gældende aftaler, en liste over leverandører, en oversigt over systemer og adgange, et organisationsdiagram med ansvar og stikord om de problemer, I allerede kender til. Intet af det behøver at være pænt eller komplet. Det vigtige er, at den eksterne får alt det, der findes, samlet ét sted. Artiklen gennemgår de fem områder og slutter med en tjekliste, I kan arbejde efter.
Hvorfor gennemgangen kommer først
En ekstern IT-leder kan først prioritere, når overblikket er på plads. Gennemgangen er den kortlægning, der danner grundlag for alt det, der følger. Hos Nielco IT begynder ekstern IT-ledelse derfor med en gennemgang af den nuværende situation, hvorefter samarbejdet fortsætter som et fast forløb hver måned inden for en aftalt timeramme. Større opgaver tages som selvstændige projekter.
Tid brugt på at lede efter kontrakter og ringe rundt efter adgangskoder er tid, der går fra vurderingen. Jo mere I har klar, jo mere af gennemgangen kan bruges på det, der kræver erfaring. Forløbet efter gennemgangen er beskrevet under de første 90 dage.
Hvor lang tid gennemgangen tager, afhænger især af antallet af systemer, leverandører og lokationer. En virksomhed med få systemer i skyen og én driftsleverandør er hurtigere at kortlægge end en virksomhed med egne servere, flere afdelinger og fagsystemer, der er vokset til gennem mange år. Spørg den eksterne om et realistisk tidsforløb, og planlæg jeres egne bidrag efter det.
Aftaler og kontrakter
Saml de aftaler, der vedrører IT. Det gælder driftsaftaler, serviceaftaler, licensaftaler, abonnementer på cloudtjenester, telefoni og internet samt aftaler om hjemmeside og domæner. Medtag også bilag og tillæg, hvis I kan finde dem.
Kan en aftale ikke findes, så skriv leverandørens navn på listen alligevel. En manglende kontrakt er i sig selv et fund, som den eksterne skal kende. Ofte kan leverandøren sende en kopi, og det er en opgave, den interne kontaktperson kan sætte i gang allerede før første møde.
Kig også i bogholderiet. Faste betalinger til IT-leverandører afslører ofte abonnementer, som ingen længere husker at have tegnet.
Leverandører og kontaktpersoner
Lav en liste over alle, der leverer noget til jeres IT. For hver leverandør noteres, hvad de leverer, hvem der er kontaktperson hos dem, og hvem der har kontakten i jeres virksomhed. Notér også, hvordan I normalt henvender jer, fx via telefon, mail eller en supportportal.
Listen afslører ofte, at flere medarbejdere taler med den samme leverandør om forskellige ting, eller at ingen har ansvaret for en vigtig aftale. Det er værdifuld viden for den eksterne. Om fordelingen af ansvar mellem ledelse og driftsleverandør kan I læse mere i IT-ledelse og IT-leverandøren.
Systemer og adgange
Lav en enkel oversigt over de systemer, virksomheden bruger: mail og kontorpakke, økonomisystem, forretningssystem, fildeling, hjemmeside og de fagsystemer, jeres branche bruger. Skriv ud for hvert system, hvem der administrerer det, og hvem der har administratorrettigheder.
Afklar samtidig, hvilke adgange den eksterne skal have til selve gennemgangen. Mest læseadgang rækker som regel. Adgangene oprettes som personlige konti i virksomhedens navn, som beskrevet under adgange og dokumentation.
Opret også den fælles mappe, hvor gennemgangens resultater skal ligge. Så er der fra starten ingen tvivl om, hvor dokumentationen hører hjemme.
Organisation og ansvar
Den eksterne skal vide, hvem der bestemmer hvad. Et organisationsdiagram er et godt udgangspunkt, men det fortæller sjældent, hvem der i praksis tager sig af IT. Tilføj derfor, hvem der bestiller nyt udstyr, hvem der opretter og lukker brugere, når medarbejdere starter og stopper, og hvem der kontakter leverandøren, når noget ikke virker.
Udpeg også den interne kontaktperson, som skal være den eksternes faste modpart i huset. Hvilken tid og hvilket mandat personen bør have, står i artiklen om den interne kontaktperson.
Lav til sidst en liste over de medarbejdere, den eksterne bør tale med. Det er typisk direktionen, økonomiansvarlig, de afdelingsledere, der bruger IT mest, og den eller de medarbejdere, kollegerne går til, når noget driller.
Kendte problemer og krav udefra
Skriv ned, hvad ledelsen og medarbejderne allerede ved fungerer dårligt. Det kan være langsomme systemer, gentagne nedbrud, en leverandør, der svarer sent, eller en sikkerhedskopi, ingen har testet. En kort liste med stikord rækker.
Saml også de krav, virksomheden møder udefra. Det kan være spørgeskemaer fra kunder om informationssikkerhed, krav fra forsikringsselskabet, brancheregler eller forpligtelser efter NIS2. Tænk på NIS2-underleverandøren, der hvert år modtager spørgeskemaer fra sine kunder. Ligger de seneste besvarelser klar, kan den eksterne straks se, hvad virksomheden har lovet, og om løfterne holder.
Den eksterne finder flere problemer undervejs. Listen sikrer, at de kendte ikke bliver overset, og den viser, hvad ledelsen selv er mest optaget af.
Fortæl også om planer, der ligger forude. En kommende flytning af kontoret, et opkøb, nye medarbejdere eller et systemskifte, der allerede er besluttet, påvirker, hvad den eksterne bør prioritere. Det, I ved om de næste par år, er lige så nyttigt som det, der er sket.
Tjekliste før gennemgangen
- ☐ Aftaler og kontrakter om IT samlet i én mappe.
- ☐ Leverandørliste med ydelse, kontaktperson og intern ansvarlig.
- ☐ Oversigt over systemer og hvem der administrerer dem.
- ☐ Personlige konti oprettet til den eksterne.
- ☐ Fælles mappe til gennemgangens resultater.
- ☐ Organisationsdiagram med ansvar for IT-opgaverne.
- ☐ Intern kontaktperson udpeget og orienteret.
- ☐ Liste over medarbejdere, den eksterne skal tale med.
- ☐ Liste over kendte problemer og kommende planer.
- ☐ Krav fra kunder, forsikring og myndigheder samlet.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ En plan for gennemgangen med tidspunkter for samtaler.
- ☐ Besked i god tid om materiale, der mangler.
- ☐ Et skriftligt resultat, som ledelsen kan læse uden teknisk baggrund.
- ☐ Klar besked undervejs, hvis der findes forhold, der ikke kan vente.
- ☐ Resultater placeret i jeres fælles mappe.
Det skal I lade være med
- At vente med at begynde, til materialet er perfekt · en ufuldstændig mappe er langt bedre end ingen.
- At skjule kendte problemer · de kommer alligevel frem, og tiden går med at finde dem.
- At sende adgangskoder i mails · opret personlige konti i stedet.
- At glemme medarbejderne · de skal vide, hvorfor den eksterne stiller spørgsmål.
- At planlægge gennemgangen i jeres travleste periode · nøglepersonerne skal have tid til samtalerne.
Næste skridt er at udpege den interne kontaktperson og give personen tjeklisten, så materialet kan samles, før den eksterne møder ind første gang.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Adgange og dokumentation · Fra aftale til afslutning
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-ledelse hos Nielco IT
