Når et samarbejde med en ekstern IT-leder slutter, skal fire ting være på plads, før den sidste dag er omme: dokumentationen er afleveret i jeres systemer, alle adgange er lukket, fuldmagter er trukket tilbage, og leverandørerne ved, hvem de fremover skal tale med. Den sidste uge bruges på at gennemføre de fire opgaver i en bestemt rækkefølge og kvittere for hver af dem. Artiklen gennemgår ugen og slutter med en tjekliste, ledelsen kan bruge direkte.
Når afslutningen kommer
Et samarbejde kan slutte af mange grunde. Virksomheden har ansat en IT-chef, behovet er ændret, økonomien er strammet, eller samarbejdet har ikke fungeret. Uanset grunden er opgaven den samme. Det, der er opbygget, skal blive i huset, og den eksterne skal kunne forlade rollen uden at efterlade åbne døre.
Er samarbejdet sluttet i uenighed, er det ekstra vigtigt at holde sig til listen og lade sagligheden styre. En ordnet afslutning beskytter begge parter, og den sikrer, at virksomheden ikke står uden overblik bagefter.
Afslutningen er lettest, når den er forberedt i aftalen. Står det dér, at dokumentation tilhører jer, og at den eksterne skal medvirke ved ophør, er der ikke noget at forhandle om i den sidste uge. Overvejelserne om opsigelse og varsler er samlet i artiklen om opsigelse og binding. Skal en anden overtage, er der også en overdragelse at planlægge, se overdragelse fra ekstern.
Begynd med en liste over det, der skal lukkes
Før den sidste uge bør I have en samlet liste over alt, den eksterne har adgang til eller rådighed over. Listen omfatter typisk:
- Personlige konti i jeres systemer, herunder mail, filer og forretningssystemer.
- Administrative konti og adgange til servere, firewalls og cloudtjenester.
- Adgange til leverandørportaler og supportsystemer.
- Fysiske ting som nøgler, adgangskort og udstyr.
- Fuldmagter og registreringer, hvor den eksterne står som kontaktperson.
- Delte adgangskoder, som den eksterne har kendt.
Har adgangene været styret efter principperne i artiklen om adgange og dokumentation, er listen hurtig at lave. Har der været genveje undervejs, tager det længere tid, og det er netop derfor, listen skal laves.
Giv listen en ejer i huset, typisk den interne kontaktperson, og lad hver linje få en kolonne til dato og initialer. Den, der lukker en adgang, skriver det på listen, og den, der kontrollerer, gør det samme. Når ugen er gået, er listen samtidig dokumentationen for, at afslutningen er gennemført ordentligt.
Mandag og tirsdag: dokumentationen
Start med dokumentationen, mens den eksterne stadig har fuld adgang og kan rette op på mangler. Bed om en opdateret oversigt over systemer, leverandører og kontrakter, den aktuelle prioriteringsliste, åbne sager med status og de seneste rapporter. Kontrollér, at alt ligger i jeres systemer og ikke i den eksternes egne filer eller mail.
Bed også om en kort skriftlig afslutningsnotits: hvad blev nået, hvad mangler, og hvad bør ledelsen være opmærksom på det kommende år? Notitsen er værdifuld for den, der skal tage over, og for bestyrelsen.
Gennemgå den eksternes postkasse og mapper i jeres systemer sammen med den eksterne. Korrespondance med leverandører, aftaleudkast og noter fra møder kan være vigtige senere, og de skal flyttes til et sted, hvor virksomheden fortsat har adgang. Aftal, hvad der gemmes, og hvad der kan slettes, så intet forsvinder ved en fejl.
Onsdag: leverandørerne
Leverandørerne er ofte de sidste til at opdage, at en kontaktperson er stoppet. Orientér skriftligt alle leverandører, som den eksterne har haft kontakt med. Oplys datoen for ophøret, hvem der fremover er jeres kontaktperson, og at den eksterne ikke længere kan forpligte jer. Har den eksterne været registreret som kontakt hos en registrator, en teleudbyder eller en driftsleverandør, skal registreringen ændres. Fordelingen af ansvar mellem jeres IT-ledelse og leverandørerne er gennemgået i artiklen om IT-ledelse og IT-leverandøren.
Torsdag og fredag: adgange og fuldmagter
Luk adgangene i den rækkefølge, listen angiver, og lad en anden end den eksterne kontrollere, at de er lukket. Skift delte adgangskoder, som den eksterne har kendt, og fjern den eksterne fra administratorgrupper, distributionslister og alarmer. Tilbagekald fuldmagter skriftligt. Hvad den eksterne har haft fuldmagt til, fremgår af mandatet, hvis det er skrevet ned.
Modtag nøgler, adgangskort og udstyr, og notér det på listen. Afslut ugen med en kort samtale, hvor ledelsen og den eksterne gennemgår listen sammen og kvitterer.
En uge eller to efter den sidste dag bør nogen gennemgå logins og administratorgrupper igen. Glemte konti dukker ofte op i systemer, som kun bruges sjældent, fx en portal hos en registrator eller et overvågningsværktøj. Fortrolighedsforpligtelsen fortsætter efter ophøret, hvis aftalen siger det. Det gælder også, når samarbejdet er sluttet i uenighed. Har I spørgsmål til rækkevidden, er det et emne for jeres advokat.
Brug til sidst erfaringerne fra afslutningen fremadrettet. Viste listen, at adgange var spredt over flere steder end ventet, eller at dokumentation lå uden for jeres systemer, er det et signal om at stramme op, før en ny ekstern eller en nyansat begynder. Overblikket over hele forløbet findes under fra aftale til afslutning.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ Al dokumentation afleveret i jeres systemer.
- ☐ En kort afslutningsnotits med status og anbefalinger.
- ☐ Medvirken til at lave listen over adgange og fuldmagter.
- ☐ Aflevering af nøgler, adgangskort og udstyr.
- ☐ Fortsat fortrolighed efter ophøret.
Det skal I lade være med
- At overlade lukningen af adgange til den eksterne · kontrollen skal foretages af en anden.
- At glemme de delte adgangskoder · de skal skiftes, selvom samarbejdet sluttede i god tone.
- At udskyde orienteringen af leverandører · ellers kan de fortsætte med at tage imod henvendelser fra den eksterne.
- At slette den eksternes postkasse med det samme · gennemgå den først for korrespondance, der skal gemmes.
- At springe afslutningsnotitsen over · den er den billigste måde at bevare viden på.
Tjekliste til den sidste uge
- ☐ Listen over adgange, fuldmagter og udstyr er lavet.
- ☐ Dokumentationen ligger i jeres systemer og er kontrolleret.
- ☐ Afslutningsnotitsen er modtaget.
- ☐ Leverandørerne er orienteret skriftligt.
- ☐ Registreringer hos leverandører er ændret.
- ☐ Alle adgange er lukket og kontrolleret af en anden.
- ☐ Delte adgangskoder er skiftet.
- ☐ Fuldmagter er tilbagekaldt skriftligt.
- ☐ Nøgler, kort og udstyr er afleveret.
- ☐ Ledelsen har kvitteret for listen.
Næste skridt er at lave listen over adgange og fuldmagter nu, også selvom afslutningen ligger langt ude i fremtiden.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Adgange, fortrolighed og hvem der ejer dokumentationen · Fra aftale til afslutning
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-ledelse hos Nielco IT
