Om samarbejdet med en ekstern IT-leder virker, kan ledelsen vurdere ud fra fire forhold i egen virksomhed: antallet af åbne punkter falder, beslutninger bliver truffet, leverandørerne leverer det aftalte, og virksomheden kan svare på krav fra kunder og andre. Ingen af målene kræver tal fra markedet eller sammenligning med andre virksomheder. De kan aflæses i rapporterne og i hverdagen. Artiklen beskriver de fire forhold og en fast evaluering hvert halve år, hvor ledelsen og den eksterne gør status sammen.
Mål ud fra jeres eget udgangspunkt
Jeres udgangspunkt, branche og leverandører er jeres egne, og derfor er det mest retvisende at måle jer mod jer selv. Brug den gennemgang, samarbejdet begyndte med, som målestok. Gennemgangen viste, hvordan tingene stod, og prioriteringslisten viste, hvad der skulle ændres. Spørgsmålet er, om I er kommet tættere på.
Efter gennemgangen arbejder den eksterne som regel inden for et fast antal timer om måneden. Derfor ligger der hver måned en rapport, som kan bruges direkte i vurderingen. Hvad rapporten bør indeholde, står under rapportering til ledelsen.
Skriv gerne tre til fem konkrete forventninger ned, når prioriteringslisten er godkendt. Hvad skal være anderledes om et halvt år? Forventningerne gør evalueringen langt lettere, fordi I har noget skriftligt at holde resultaterne op imod.
Færre åbne punkter
Listen over åbne punkter er det enkleste mål. I begyndelsen vokser den, fordi gennemgangen afdækker forhold, ingen kendte. Efter nogle måneder bør den begynde at skrumpe, og punkterne bør blive lukket i et rimeligt tempo.
Se også på, hvilke punkter der står længe. Et punkt, der går igen måned efter måned uden fremskridt, kan skyldes, at det venter på ledelsen, at en leverandør ikke reagerer, eller at det ikke er realistisk med den tid, der er afsat. Alle tre forklaringer kræver en handling.
Beslutninger bliver truffet
Et godt samarbejde gør det lettere for direktionen at beslutte. Indstillingerne er klare, alternativerne er beskrevet, og konsekvenserne er til at forstå. Tegnet er, at beslutninger, der før blev udskudt, nu bliver truffet på møderne.
Bliver beslutningerne alligevel liggende, er det værd at undersøge hvorfor. Er indstillingerne for tekniske, mangler der oplysninger, eller er mandatet uklart? Det sidste kan rettes med en justering af mandatet.
Leverandørerne leverer
En stor del af en ekstern IT-leders arbejde går ud på at holde leverandørerne til det aftalte. Virker det, bliver fejl løst hurtigere, fakturaer bliver lettere at forstå, og møderne med leverandørerne bliver kortere og mere konkrete.
Spørg også medarbejderne. Oplever de færre driftsproblemer, og ved de, hvem de skal gå til? Medarbejdernes indtryk er et nyttigt supplement til rapporterne. Samspillet med leverandørerne uddybes i IT-ledelse og IT-leverandøren.
Et par korte spørgsmål til nogle få medarbejdere før hver evaluering rækker. Det behøver ikke være en egentlig undersøgelse, og svarene giver ofte et billede, rapporterne ikke viser.
Svar på krav udefra
Mange virksomheder henter ekstern IT-ledelse, fordi krav fra kunder, forsikringsselskaber eller lovgivning er vokset. Et eksempel er en mindre SaaS-virksomhed, hvor en vigtig kunde beder om dokumentation for informationssikkerheden. Kan virksomheden nu svare kunden med dokumentation, der ligger klar i egne systemer, er det et tydeligt resultat.
Se på, hvor lang tid det tager at besvare et spørgeskema om sikkerhed, og hvor sikker ledelsen er på svarene. Falder tiden, og stiger sikkerheden, virker samarbejdet på et af de områder, der betyder mest for forretningen.
Fast evaluering hvert halve år
Ud over den løbende vurdering bør ledelsen og den eksterne holde en fast evaluering hvert halve år. Afsæt et møde til det alene, adskilt fra den månedlige rapportering. Følgende spørgsmål kan danne dagsorden:
- ☐ Hvilke punkter fra prioriteringslisten er gennemført, og hvilke står stille?
- ☐ Er der truffet de beslutninger, der var planlagt?
- ☐ Hvordan har leverandørerne leveret i perioden?
- ☐ Kan virksomheden svare på de krav, den møder?
- ☐ Passer timerammen til opgaverne?
- ☐ Skal mandatet udvides eller indsnævres?
- ☐ Er der behov for projekter ved siden af det faste samarbejde?
Den første evaluering kan med fordel ligge efter tre måneder, se de første 90 dage. Skriv konklusionerne ned, så I kan tage dem frem ved næste evaluering.
Lad også den eksterne evaluere jer. Får den eksterne de oplysninger, adgange og svar, der skal til? Ofte ligger en del af forklaringen på langsomme fremskridt hos virksomheden selv, og det er bedre at høre det på et planlagt møde end at opdage det for sent.
Når det ikke virker
Viser evalueringen, at samarbejdet ikke fungerer, er første skridt at tale om årsagen. Ofte ligger den i rammerne, fx for lidt tid, et uklart mandat eller en intern kontaktperson uden tid, se den interne kontaktperson. Rammerne kan justeres. Ligger årsagen hos den eksterne, eller er tilliden væk, kan det være rigtigt at afslutte samarbejdet efter de vilkår, der står i aftalen, se opsigelse og binding.
Giv justeringerne en frist. Aftal, hvad der skal ændres, hvem der gør hvad, og hvornår I ser på det igen, typisk ved et ekstra møde efter et par måneder. Er der sket en tydelig forbedring, fortsætter samarbejdet i den justerede form. Står tingene stadig stille, har I et sagligt grundlag for at beslutte, om samarbejdet skal fortsætte. Skal det afsluttes, gælder de samme krav til aflevering af dokumentation og lukning af adgange som ved ethvert andet ophør, se afslutning af samarbejdet.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ En liste over åbne punkter med datoer i hver rapport.
- ☐ Forberedelse af den halvårlige evaluering med eget oplæg.
- ☐ Ærlig vurdering af, hvad der ikke er lykkedes.
- ☐ Forslag til justering af timeramme eller mandat, når der er behov.
Det skal I lade være med
- At vurdere samarbejdet på mavefornemmelse · brug rapporterne og prioriteringslisten.
- At sammenligne med tal fra andre virksomheder · jeres udgangspunkt er jeres eget.
- At aflyse evalueringen, når det går godt · det er netop dér, rammerne kan forbedres.
- At vente med at tage problemer op · små justeringer er lettere end et brud.
Næste skridt er at sætte datoen for den første halvårlige evaluering i kalenderen og bede den eksterne om at forberede et oplæg ud fra prioriteringslisten.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Krav til den eksterne · Fra aftale til afslutning
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-ledelse hos Nielco IT
