En ny direktør overtager mere end budgettet og medarbejderne. Med stillingen følger IT-aftaler, leverandører, adgange og en række ansvar, som aldrig er skrevet ned. Overblikket kommer hurtigst ved at stille fem spørgsmål i de første uger: hvem leder IT, hvilke aftaler løber, hvem har adgang til hvad, hvilke beslutninger venter, og hvilke risici er kendte. Svarene viser også, om den måde, IT er ledet på, passer til virksomheden, eller om ledelsen af IT skal have en ny form, fx med en ekstern rolle.
Det, der følger med stillingen
Den tidligere direktør har måske selv truffet de fleste IT-beslutninger. Måske har en økonomichef, en kontorchef eller en IT-interesseret medarbejder taget sig af det. Måske har leverandøren i praksis bestemt. Uanset hvordan det har været, har den nye direktør fra første dag det overordnede ansvar for den daglige ledelse, også for IT.
Det, der er skrevet ned, er som regel kontrakterne og fakturaerne. Det, der mangler, er begrundelserne for valgene, aftalerne indgået pr. mail eller telefon og viden om, hvem der faktisk gør hvad. Den viden skal samles, mens de personer, der har den, stadig er til at spørge.
Fem spørgsmål til de første uger
Spørgsmålene kan stilles til økonomichefen, leverandørerne og de medarbejdere, der har haft IT-opgaver.
- Hvem leder IT i dag? Navngiv personen eller personerne, og skriv ned, hvor meget af deres tid der går med det.
- Hvilke aftaler løber? Lav en liste med leverandør, ydelse, udløbsdato og opsigelsesvarsel.
- Hvem har administratoradgang? Hvem kan oprette brugere, ændre opsætninger og se alle data, og hvem af dem er fratrådt?
- Hvilke beslutninger venter? Et tilbud fra leverandøren, et systemskifte, en fornyelse af en forsikring eller en kundes krav om dokumentation.
- Hvilke risici kender I? Gamle systemer, manglende backup, afhængighed af én person eller en leverandør, der er svær at få fat i.
Svarene samles i et kort notat, som direktøren kan bruge i dialogen med bestyrelsen og som udgangspunkt for de næste valg.
Tænk på produktionsvirksomheden med 40 ansatte, hvor den nye direktør i tredje uge spørger til administratoradgangene. Det viser sig, at den tidligere direktør, en fratrådt værkfører og driftsleverandøren alle kan logge ind som administrator på serveren, og at ingen har en liste over, hvem der ellers kan. Spørgsmålet tog fem minutter at stille, og svaret gav den første opgave på listen.
Et møde med hver af de vigtigste leverandører i de første uger giver også meget. Bed leverandøren fortælle, hvad aftalen omfatter, hvem der er kontaktperson hos jer, og hvad leverandøren selv ser som de største risici. Sammenlign svaret med kontrakten. Forskellen mellem det, leverandøren tror, den leverer, og det, der står i aftalen, siger meget om, hvordan området har været fulgt.
Tegn på, at IT-ledelsen skal have en ny form
Nogle svar peger på, at IT er godt ledet. Andre peger på, at ingen har ejet området. Disse tegn er værd at notere:
- Ingen kan svare på mere end to af de fem spørgsmål.
- Den eneste med overblik er leverandøren.
- IT-opgaverne ligger hos en medarbejder, der har et andet hovedjob.
- Der findes ingen liste over kontrakter, eller listen er flere år gammel.
- Kunder eller forsikringsselskab spørger til sikkerheden, og svarene tager uger.
Flere af tegnene er uddybet i Tegn på, at ingen ejer IT-beslutningerne. Viser de fleste svar huller, er spørgsmålet, hvilken rolle der mangler. Det kan være en IT-chef til prioritering og leverandørstyring, en sikkerhedsrolle til kundekrav og risici eller en IT-driftschef, der holder leverandøren op på aftalen. Hvordan I finder ud af det, står i Hvilken rolle mangler I?.
Hvorfor de første måneder er en god anledning
En ny direktør har en periode, hvor spørgsmål er forventede, og hvor ændringer er lettere at begrunde. Organisationen venter, at noget bliver set efter i sømmene. Det er et godt tidspunkt at beslutte, hvem der skal eje IT fremover, og hvilken form ledelsen skal have.
Valget behøver ikke at være endeligt. En ekstern IT-leder kan gennemgå området, lave det samlede overblik og pege på, hvad der skal ændres. Herefter kan direktøren vælge, om rollen skal fortsætte som en fast ekstern ordning, eller om den skal overdrages til en intern. Begge muligheder er sammenlignet i Ekstern eller fastansat IT-chef.
Samspillet med bestyrelsen
I et selskab med bestyrelse skal bestyrelsen efter selskabslovens § 115 sikre en forsvarlig organisation af virksomheden, mens direktionen efter § 117 varetager den daglige ledelse. Når direktøren skifter, er det naturligt at gennemgå, hvordan IT er placeret i den fordeling. Et kort notat om IT-ledelsen ved tiltrædelsen giver bestyrelsen et fælles udgangspunkt. Hvordan bestyrelsen kan forholde sig til IT-ledelse udefra, står i Bestyrelsens rolle.
Det skal I lade være med
- At tage leverandørens beskrivelse for gode varer · leverandøren ser området fra sin egen kontrakt.
- At vente med at spørge, til der opstår et problem · så er det sværere at finde dem, der kender svaret.
- At lade den tidligere direktørs adgange stå åbne · alle adgange bør gennemgås, når ledelsen skifter.
- At beslutte en ny struktur, før overblikket er på plads · ellers bliver det gamle hul flyttet til et nyt sted.
- At antage, at nogen ejer IT, fordi ingen har klaget · stilhed kan betyde, at ingen har kigget efter.
Det skal I kræve af den eksterne
Hvis I henter en ekstern ind til at skabe overblikket:
- ☐ En gennemgang med et skriftligt overblik over roller, aftaler, adgange og risici.
- ☐ En vurdering af, hvem der i praksis har ejet IT indtil nu.
- ☐ Et forslag til, hvilken rolle og model der passer fremover, med begrundelse.
- ☐ En liste over beslutninger, der skal træffes inden for de næste måneder.
- ☐ Dokumentation, der bliver i virksomheden, uanset hvem der leder IT bagefter.
Næste uge
Send de fem spørgsmål til økonomichefen og den vigtigste leverandør, og aftal et møde med hver. Saml svarene i et notat, og tag stilling til, om I har brug for hjælp udefra til at lukke hullerne. Hvad der påvirker prisen, og hvordan I får et tilbud, står under pris og tilbud.
Kilder
- Selskabsloven, LBK nr. 331 af 20. marts 2025: § 115 om bestyrelsens ansvar for en forsvarlig organisation og § 117 om direktionens daglige ledelse.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Gennemgangen ved start · Nye medlemmer i bestyrelsen · Omstrukturering og besparelser: hvad sker der med IT-ledelsen?
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-ledelse hos Nielco IT
