En ekstern IT-chef tager ansvaret for virksomhedens IT-beslutninger på deltid. Vedkommende prioriterer opgaverne, styrer leverandørerne, lægger IT-budgettet og giver direktionen et samlet billede, som ellers ingen har. Arbejdet foregår nogle dage om måneden efter en fast aftale, og personen bliver en del af ledelsens hverdag uden at stå på lønlisten. For direktøren betyder det, at IT holder op med at være et sideprojekt på skrivebordet.
Fem opgaver, direktøren mærker
Opgaverne varierer med virksomhedens størrelse, men fem går igen i næsten alle forløb.
- Overblik · en samlet liste over systemer, aftaler, licenser, adgange og leverandører med en ansvarlig ud for hver linje. Overblikket er grundlaget for alt det andet.
- Prioritering · en kort liste over, hvad der skal ske i år, og i hvilken rækkefølge. Den eksterne IT-chef siger også, hvad der kan vente, og hvorfor.
- Leverandørstyring · faste statusmøder med de vigtigste leverandører, opfølgning på aftalte leverancer og stillingtagen til nye tilbud, før de lander hos direktøren.
- Budget · et IT-budget, der hænger sammen med planen, så udgifterne kan forklares for bestyrelsen og ikke dukker op som overraskelser.
- Beslutningsoplæg · korte oplæg til ledelsen, når der skal vælges system, skiftes leverandør eller investeres. Oplægget har en anbefaling, alternativerne og konsekvenserne.
Hertil kommer de mange små henvendelser. En kunde sender et spørgeskema om IT-sikkerhed, en ny medarbejder skal have adgang til de rigtige systemer, eller en licensaftale skal fornyes med kort varsel. Den eksterne IT-chef tager stilling eller sender opgaven videre til den rette leverandør, så sagerne ikke ender i direktørens indbakke.
Den daglige leverandørstyring og budgetarbejdet i detaljer hører til selve IT-chefrollen og er beskrevet under IT-chef og CTO udefra.
Et år med en ekstern IT-chef
Rytmen i et typisk første år kan beskrives i fire faser. I de første uger kortlægger den eksterne IT-landskabet og taler med direktøren, økonomifunktionen og de medarbejdere, der bruger systemerne mest. Derefter kommer en prioriteret plan, som ledelsen godkender. Resten af året går med at gennemføre planen, følge op på leverandørerne og justere, når forretningen ændrer sig. Ved årets udgang gør den eksterne status og foreslår næste års plan og budget.
Rækkefølgen i opstarten er beskrevet nærmere i artiklen om de første 90 dage. Undervejs holder den eksterne et kort møde med direktøren hver måned, hvor beslutninger, risici og leverandørstatus gennemgås på en side eller to. Bestyrelsen får en kortere version hvert kvartal eller ved de møder, hvor IT står på dagsordenen.
Forestil jer en produktionsvirksomhed med 40 ansatte, hvor tre leverandører deler IT’en mellem sig. Én driver serverne, én leverer ERP-systemet, og én står for telefoni og internet. Ingen af dem har ansvar for, at helheden fungerer. Her bliver den eksterne IT-chef det sted, hvor trådene samles, og den person, leverandørerne skal svare.
Grænserne for rollen
Servere og pc’er bliver drevet af driftsleverandøren, og den eksterne IT-chefs opgave er at styre leverandøren på virksomhedens vegne. Større projekter som et systemskifte eller en flytning til skyen kan den eksterne lede, men de aftales normalt for sig ved siden af den faste timeramme, så de ikke æder tiden til den løbende ledelse. Sikkerheden indgår som en del af helheden, men et egentligt sikkerhedsprogram med risikovurderinger, politikker og rapportering til bestyrelsen er en opgave for en CISO. Forskellen er forklaret i Hvad er en CISO?
Databeskyttelsesrådgiveren, DPO’en, ligger helt uden for IT-chefens bord. DPO’en skal kunne kontrollere de beslutninger, IT-chefen træffer, og de to roller bør derfor ikke samles hos samme person.
IT-chef, CTO eller IT-driftschef?
Titlerne bliver brugt om hinanden. En IT-chef leder området i en virksomhed, hvor IT er et redskab for driften af fx produktion, handel eller rådgivning. En CTO har typisk ansvaret for teknologien i en virksomhed, hvor teknologien er produktet, fx et softwarehus. En IT-driftschef har fokus på, at hverdagen kører, og følger op på driftsleverandøren uden at eje strategien. Forskellene er udfoldet i CIO, CTO og IT-chef og i IT-driftschefen.
For mange mindre virksomheder er svaret en kombination. Behovet starter i driften, fordi det er dér, problemerne viser sig, og vokser over i planlægning og budget.
Det skal I lade være med
Nogle fejl går igen, når en virksomhed henter sin første IT-chef udefra.
- Uklart mandat · aftal skriftligt, hvad den eksterne må beslutte, og hvad der skal forelægges. Grænsen mellem at rådgive, indstille og beslutte er gennemgået under mandat og beslutningskompetence.
- Leverandøren som IT-chef · den, der leverer driften, kan ikke samtidig være den, der vurderer leverancen.
- Alt på én gang · en plan med tyve punkter i første kvartal bliver ikke gennemført. Lad den eksterne prioritere.
- Ingen intern kontaktperson · nogen i huset skal kende planen, kunne åbne døre og følge op, når den eksterne ikke er til stede.
- For få timer · en timeramme, der kun rækker til brandslukning, efterlader ingen tid til planen. Modellen er beskrevet i Deltid som model.
Det skal I kræve af den eksterne
Spørg ind til punkterne, før aftalen bliver underskrevet.
- ☐ Erfaring med virksomheder af jeres størrelse og med jeres type leverandører.
- ☐ Åbenhed om bindinger til leverandører, provision og forhandleraftaler.
- ☐ En fast rytme for rapportering, med beslutninger, risici og åbne punkter.
- ☐ En aftalt svartid og en plan for fravær.
- ☐ Ejerskab hos jer til overblik, planer og beslutningslog, så det hele kan overdrages.
- ☐ Et klart skel mellem den faste timeramme og større projekter, der aftales for sig.
Sådan kommer I i gang
Begynd med at samle det, I allerede ved. Skriv jeres leverandører ned, find de vigtigste kontrakter frem, og notér de tre IT-problemer, der fylder mest i hverdagen. Med det materiale kan en første samtale hurtigt afklare, om behovet er en IT-chef, en driftschef eller en sikkerhedsrolle, og hvor mange timer om måneden der skal til for at komme i gang.
Regn også med, at ledelsen selv skal bruge lidt tid i starten. Den eksterne har brug for adgang til kontrakter og fakturaer, en introduktion til de vigtigste medarbejdere og en direktør, der vil tage stilling til de første beslutningsoplæg. Jo hurtigere de første beslutninger bliver truffet, jo hurtigere mærker resten af virksomheden en forskel.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Ekstern eller fastansat IT-chef · Hvilken rolle mangler I?
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern CTO hos Nielco IT
