Nogle dage om måneden rækker til den løbende ledelse af et område. Det dækker prioriteringen, opfølgningen på leverandører, beslutningerne, rapporteringen til direktionen og svarene på de spørgsmål, der dukker op undervejs. Store forandringer kan rammen derimod ikke bære samtidig. Et systemskifte, opbygningen af et ledelsessystem for informationssikkerhed eller en omlægning af driften kræver ekstra tid, og den tid aftales bedst som projekter ved siden af den faste aftale. Modellen fungerer på samme måde, hvad enten rollen er IT-chef, sikkerhedsansvarlig eller databeskyttelsesrådgiver.
Sådan er modellen bygget op
Et forløb med en ekstern leder på deltid har normalt tre lag. Først kommer en gennemgang, hvor lederen sætter sig ind i området og peger på det, der skal prioriteres. Når den er afsluttet, går samarbejdet over i en fast aftale pr. måned med et bestemt antal timer. Opgaver, der er for store til den faste aftale, bliver beskrevet og aftalt hver for sig som projekter.
Gennemgangen har også en anden funktion. Den giver begge parter et grundlag for at vurdere, hvor mange timer der skal til, så rammen bygger på det, I faktisk har.
Opdelingen har en praktisk pointe. Den faste ramme sikrer kontinuitet, så lederen kender jeres forhold og kan reagere hurtigt. Projekterne sikrer, at en stor opgave ikke æder den tid, der skulle bruges på den daglige styring. Ordet fractional bruges ofte om den samme model, se Fractional på dansk.
Det kan rammen bære
En fast timeramme egner sig til arbejde, der gentager sig og bygger videre på sig selv:
- Faste møder · et månedligt statusmøde med direktionen og møder med de vigtigste leverandører.
- Prioritering · en løbende liste over åbne punkter, hvor det vigtigste står øverst.
- Opfølgning · kontrol af, at det aftalte bliver leveret, og eskalering, når det ikke sker.
- Beslutningsoplæg · korte notater, der gør det muligt for ledelsen at sige ja eller nej.
- Henvendelser · svar på spørgsmål fra medarbejdere, kunder og leverandører inden for området.
- Vedligehold af dokumentation · opdatering af oversigter, risikovurderinger og politikker.
Fælles for punkterne er, at de bliver lettere og hurtigere, jo længere lederen har været tilknyttet. Den første tid går meget med at lære virksomheden at kende, mens de senere måneder giver mere plads til forbedringer.
Rollerne hver for sig
For en ekstern IT-chef går tiden især til leverandørerne, budgetopfølgningen og prioriteringen af de næste skridt. Rammen passer til virksomheder, hvor IT er vigtigt for forretningen, men hvor der ikke er nok ledelsesopgaver til en fuld stilling.
For en sikkerhedsansvarlig går tiden til at holde risikovurderingen ajour, følge op på tiltag, svare på kundernes sikkerhedsspørgsmål og orientere ledelsen. Kommer der et krav om dokumentation fra en stor kunde, kan det kræve ekstra timer i en periode. Sikkerhedsrollen og dens mange navne gennemgås på CISO, vCISO og cyber security advisor.
For en ekstern IT-driftschef går timerne til opfølgning på driftsleverandøren, gennemgang af fejl, der gentager sig, og koordinering, når medarbejdere starter eller stopper. Rollen kan kræve hyppigere, men kortere kontakt end de øvrige, fordi driften sjældent kan vente på et månedligt møde.
For en databeskyttelsesrådgiver (DPO) giver forordningen selv grundlaget for deltid. Rådgiveren kan være ansat eller løse opgaverne på grundlag af en tjenesteydelseskontrakt, jf. artikel 37, stk. 6. Samtidig kræver artikel 38, stk. 2, at virksomheden stiller de ressourcer til rådighed, der er nødvendige for at løse opgaverne. Timerammen skal altså stå mål med de opgaver, artikel 39 beskriver, herunder at overvåge overholdelsen og rådgive ledelsen. Rollen er forklaret i Hvad er en DPO?.
Det, der kræver projekter ved siden af
Visse opgaver har en begyndelse og en slutning og fylder meget, mens de står på. Lægges de ind i den faste ramme, går det ud over den daglige styring. Eksempler:
- Skifte af driftsleverandør eller flytning af systemer til en ny platform.
- Opbygning af et ledelsessystem for informationssikkerhed (ISMS) fra bunden.
- Forberedelse til en certificering eller en større revision.
- Indførelse af et nyt forretningssystem.
- Oprydning efter en sikkerhedshændelse.
Hvert projekt får sin egen beskrivelse med formål, leverancer og et tidsestimat. Det gør det muligt for ledelsen at vurdere projektet for sig, og det holder den faste ramme ren.
Når rammen ikke slår til
Tegnene viser sig efter nogle måneder. Listen over åbne punkter vokser, møder bliver udskudt, og lederen bruger timerne på brandslukning, så opfølgningen bliver skubbet. Det kan skyldes, at rammen er sat for lavt, eller at der ligger et projekt gemt i den løbende drift.
Gennemgå timeforbruget sammen med lederen hvert kvartal. Spørg, hvad timerne er gået til, og hvad der er blevet skubbet. Ofte er løsningen at udskille en opgave som projekt. Andre gange skal rammen justeres. Hvordan en timeramme fungerer i praksis, og hvad der sker ved overskridelse, står i Timeramme, svartid og tilgængelighed.
Det skal I lade være med
- At købe for få timer for at komme i gang · en ramme, der aldrig rækker, giver en leder, der aldrig når frem.
- At gemme projekter i den faste tid · store opgaver skal beskrives og vurderes for sig.
- At lade timerne stå ubrugte · uforbrugte timer er et tegn på, at lederen ikke er blevet inddraget.
- At forvente akut hjælp uden aftale · hændelser uden for rammen skal være beskrevet på forhånd.
- At glemme den interne modpart · nogen i huset skal holde trådene mellem lederens arbejdsdage.
Det skal I kræve af den eksterne
- En månedlig opgørelse over, hvad timerne er brugt til.
- Et klart skel mellem arbejde inden for rammen og projektarbejde, før projektet går i gang.
- Varsel, når rammen er ved at være brugt, og et forslag til, hvordan det håndteres.
- Kendt svartid inden for den faste tid og en aftalt fremgangsmåde ved akutte sager.
- Dokumentation, der ligger i jeres systemer og kan overtages af andre.
Sådan finder I den rigtige ramme
Start med gennemgangen, og lad den danne grundlag for rammen. Bed lederen om at skelne mellem det, der skal gøres hver måned, og det, der er engangsopgaver. Aftal en evaluering efter et halvt år, hvor rammen kan justeres. Hvad der påvirker prisen, og hvordan I får et tilbud, står under pris og tilbud. Faktorerne bag gennemgås i artiklen om prisens faktorer.
Kilder
- Databeskyttelsesforordningen, (EU) 2016/679: artikel 37, stk. 6, om ansættelse eller tjenesteydelseskontrakt, artikel 38, stk. 2, om ressourcer og artikel 39 om rådgiverens opgaver.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Interim eller fractional · Ekstern eller fastansat IT-chef
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-ledelse hos Nielco IT
