Når en virksomhed skærer ned og nedlægger stillingen som IT-chef, forsvinder lønudgiften, mens opgaverne bliver tilbage i virksomheden. Leverandørerne skal stadig styres, kontrakterne fornyes, sikkerheden vedligeholdes og prioriteringerne træffes. Uden en plan glider opgaverne over til direktøren, til økonomichefen eller til leverandøren selv. Inden beslutningen gennemføres, bør ledelsen skrive de opgaver ned, som IT-chefen løste, og give hver af dem en ny ejer. En mindre ekstern rolle med en fast timeramme kan overtage de opgaver, der kræver ledelse og faglig vurdering, mens de praktiske opgaver kan lægges hos medarbejdere eller leverandøren.
Hvorfor stillingen ryger først
I en omstrukturering ser IT-chefen ofte ud som en stabsfunktion uden direkte indtjening. Driften kører hos leverandøren, systemerne virker, og det er svært at pege på, hvad der vil gå galt, hvis stillingen forsvinder. Derfor er IT-chefen tit blandt de første stillinger, der overvejes.
Det kan være en fornuftig beslutning, når den er truffet med åbne øjne. I mange mindre virksomheder fylder IT-ledelsen langt fra en hel arbejdsuge, og en mindre ekstern ordning kan dække behovet. Problemet opstår, når stillingen nedlægges, uden at nogen har overvejet, hvem der overtager hvad. I en spareplan er IT ofte en linje i et regneark, og opgaverne bag linjen bliver først synlige, når de ikke længere bliver løst.
Omstruktureringer kan også gå den anden vej. En virksomhed, der lægger to afdelinger sammen eller flytter funktioner til et andet land, kan stå med en IT-chef, der stadig er ansat, men nu har et helt andet ansvar. Også her bør opgaverne gennemgås, så det er klart, hvad IT-chefen fortsat ejer, og hvad der skal lægges et andet sted.
De opgaver, der skal have en ny ejer
En gennemgang af IT-chefens kalender og indbakke fra de seneste måneder giver som regel et godt billede. Opgaverne kan sorteres i fire grupper.
Ledelsesopgaver. Prioritering af IT-investeringer, IT-budgettet, rådgivning af direktionen og rapportering til bestyrelsen.
Leverandøropgaver. Opfølgning på driftsaftalen, forhandling ved fornyelse, vurdering af tilbud og håndtering af uenigheder.
Sikkerhedsopgaver. Risikovurdering, politikker, svar på kunders spørgsmål om sikkerhed, kontakt til forsikringsselskabet og beredskab ved hændelser.
Praktiske opgaver. Oprettelse af brugere, bestilling af udstyr, hjælp til kolleger og kontakt til support.
Den sidste gruppe kan som regel lægges hos en medarbejder eller hos leverandøren. De tre første kræver faglig vurdering og et mandat, og det er dem, der oftest ender uden ejer.
Den mindre eksterne rolle
En ekstern IT-chef på deltid kan overtage ledelses- og leverandøropgaverne inden for en fast ramme. Sikkerhedsopgaverne kan ligge hos samme person eller hos en særskilt sikkerhedsrolle, afhængigt af hvor tunge kravene er. Hvordan én person kan dække flere roller, og hvor grænsen går, står i Kan én ekstern dække flere roller?.
Hvor stor rammen skal være, afhænger af antallet af leverandører, kravene fra kunder og myndigheder og de projekter, der er planlagt. Rammens muligheder og begrænsninger er gennemgået i Deltid som model. Er der store projekter i gang, når stillingen nedlægges, kan de håndteres som selvstændige projekter ved siden af den faste ramme.
Hvad der påvirker prisen, og hvordan I får et tilbud, står under pris og tilbud. Sammenligningen med en ny ansættelse er gennemgået i Ekstern eller fastansat IT-chef.
Overgangen fra den fratrædende IT-chef
Den fratrædende IT-chef har den viden, der skal overleveres. Er der en opsigelsesperiode, er den værd at bruge til overdragelsen. Det kan være en følsom situation, og det kræver omtanke fra ledelsen. Mange IT-chefer ønsker at aflevere ordentligt, også når de ikke selv har valgt at stoppe. Er der allerede valgt en ekstern til at overtage, kan de to med fordel mødes et par gange i opsigelsesperioden, så spørgsmål kan besvares, mens den fratrædende stadig er der.
Overdragelsen bør dække adgange, kontrakter, igangværende sager og de begrundelser, der ligger bag tidligere valg. Alle administratoradgange skal være overført, før den fratrædende forlader virksomheden. Hvordan en overdragelse kan planlægges, er beskrevet i Afslutning: dokumentation, adgange og viden, og de samme principper gælder, når det er en ansat, der stopper.
Leverandøren som skjult ejer
Når IT-chefen forsvinder, tager leverandøren ofte over i praksis. Det sker uden en beslutning. Leverandøren foreslår, bestiller og fakturerer, og ingen i virksomheden vurderer, om det er det rigtige. Over tid kan det koste mere end det, stillingen sparede.
Tænk på en grafisk virksomhed med 55 ansatte, der efter et svært år nedlægger stillingen som IT-chef. Et halvt år senere opdager økonomichefen, at licensudgifterne er steget, fordi leverandøren har opgraderet alle brugere til en dyrere pakke, og at et kundekrav om sikkerhedsdokumentation har ligget ubesvaret i to måneder. Ingen har gjort noget forkert. Opgaverne havde blot ingen ejer. Havde ledelsen fra starten lagt leverandøropfølgning og sikkerhed hos en ekstern med en lille fast ramme, var begge dele blevet fanget i tide, og besparelsen var blevet større.
Fordelingen af ansvar mellem ledelse og leverandør er gennemgået i Ekstern IT-ledelse og jeres IT-leverandør.
Det skal I lade være med
- At nedlægge stillingen uden en opgaveliste · det, ingen har skrevet ned, får heller ingen ejer.
- At lægge alle opgaverne hos direktøren · direktøren har sjældent tid, og IT bliver så det, der udskydes.
- At lade leverandøren vurdere sine egne leverancer · vurderingen skal ligge hos en, der ikke selv leverer.
- At lade administratoradgange følge med den fratrædende · alle adgange skal overføres før fratrædelsen.
- At glemme bestyrelsen · den bør vide, hvem der ejer IT efter omstruktureringen.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ En gennemgang af de opgaver, IT-chefen løste, og et forslag til fordeling.
- ☐ En timeramme, der passer til de opgaver, der overtages.
- ☐ Et klart mandat over for leverandørerne.
- ☐ Deltagelse i overdragelsen fra den fratrædende IT-chef, hvor det er muligt.
- ☐ Rapportering til direktionen i en form, der kan bruges i bestyrelsen.
Tjekliste for ledelsen
- ☐ Opgavelisten er skrevet og sorteret i de fire grupper.
- ☐ Hver opgave har en navngiven ejer efter omstruktureringen.
- ☐ Administratoradgange er overført.
- ☐ Kontrakter med udløbsdato og opsigelsesvarsel er samlet ét sted.
- ☐ Det er besluttet, om de faglige opgaver skal ligge hos en ekstern.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Tegn på, at ingen ejer IT-beslutningerne · Er vi for små til IT-ledelse? · Udskillelse af en forretningsenhed: hvem leder IT i den nye virksomhed?
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-ledelse hos Nielco IT
