Den eksterne IT-leder bør være på stedet, når opgaven kræver det, og så jævnligt, at medarbejdere og leverandører oplever personen som en del af virksomheden. Et fast antal dage, der passer til alle, findes ikke. Opstarten, ledelsesmøderne, samtaler med medarbejdere og gennemgang af lokaler og udstyr fungerer bedst ansigt til ansigt. Opfølgning med leverandører, arbejde med dokumenter og de fleste afklaringer kan klares på afstand. Det rette omfang finder I ved at tage udgangspunkt i opgaverne og derefter lægge besøgene ind i en fast rytme, som står i aftalen og tæller med i timerammen.
Opgaver, hvor fremmøde gør en forskel
Visse opgaver mister meget, når de flyttes til en skærm. Det gælder især dem, hvor den eksterne skal forstå, hvordan arbejdet reelt foregår, eller hvor tillid skal bygges op.
- Kortlægningen ved start. Serverskabet, netværksudstyret, maskinerne i produktionen og indretningen af kontoret fortæller ting, som ingen husker at nævne på et møde.
- Møder i ledelsen. Den eksterne fanger stemningen og de uformelle bemærkninger, når personen sidder ved bordet. Det er ofte dér, prioriteringerne reelt bliver forhandlet.
- Samtaler med medarbejdere. Folk fortæller mere om de daglige gener ved kaffemaskinen end i et planlagt onlinemøde med en dagsorden.
- Det første møde med en vigtig leverandør. Et fysisk møde markerer, at virksomheden har fået en ny modpart på IT-området.
- Store ændringer. Når et system udskiftes, eller en arbejdsgang lægges om, hjælper det, at den ansvarlige er synlig i huset og kan svare på spørgsmål med det samme.
Opgaver, der passer til skærmen
Hovedparten af det løbende arbejde kræver ikke, at den eksterne er i bygningen. Status med driftsleverandøren, gennemlæsning af kontrakter og tilbud, udarbejdelse af politikker, svar på kunders spørgeskemaer om sikkerhed og forberedelse af ledelsesrapporten kan lige så vel laves fra et andet skrivebord. Det samme gælder korte afklaringer med den interne kontaktperson, som ofte er mere effektive som et kvarter på video end som et besøg.
Arbejdet på afstand sparer transporttid, og timerne går dermed til selve opgaven. For en virksomhed med en lille timeramme kan det betyde, at der bliver plads til mere ledelse i løbet af måneden. Arbejdsformen stiller til gengæld krav til, at opgaver, beslutninger og dokumenter ligger samlet og tilgængeligt, så begge parter arbejder ud fra det samme grundlag.
Mere fremmøde i begyndelsen
Behovet for at være i huset er størst i de første måneder. Den eksterne skal lære mennesker, systemer og arbejdsgange at kende, og medarbejderne skal vænne sig til en ny person med ansvar for IT. Det er derfor almindeligt at planlægge flere besøg i opstarten og færre, når samarbejdet har fundet sin form. Hvordan opstarten typisk forløber, er beskrevet i De første 90 dage med en ekstern IT-leder. Overvejer I at begynde helt uden fysiske møder, er fordele og ulemper samlet i artiklen om opstart på distancen.
Senere kan behovet stige igen. Et skift af driftsleverandør, en flytning til nye lokaler, en alvorlig hændelse eller indførelsen af et nyt forretningssystem er perioder, hvor den eksterne med fordel kan være mere til stede. Skriv i aftalen, at fremmødet kan justeres i sådanne perioder, og hvem i ledelsen der beslutter det.
Læg besøgene efter jeres egen kalender
Et besøg giver mest, når det falder sammen med noget, der alligevel sker i virksomheden. Gennemgå jeres faste møder og begivenheder, og planlæg fremmødet efter dem.
- Ledelsesmøder, hvor IT er på dagsordenen, eller hvor budgettet behandles.
- Statusmøder med de vigtigste leverandører.
- Bestyrelsesmøder, hvor IT eller sikkerhed skal fremlægges.
- Personalemøder, hvor nye systemer eller regler præsenteres.
- Faste dage, hvor medarbejderne ved, at de kan finde den eksterne.
Det sidste punkt bliver ofte undervurderet. Når medarbejderne kender dagen, hvor den eksterne er i huset, samler de spørgsmålene til den dag frem for at skrive løbende. Det giver færre afbrydelser og bedre brug af timerne. Om den eksterne bør have en fast plads i ledelsesgruppen, er gennemgået i Skal den eksterne IT-leder deltage i ledelsesmøderne?.
Tag en tænkt produktionsvirksomhed med 45 ansatte og tre faste leverandører. Her aftales det, at den eksterne kommer ugentligt i de første seks uger. Derefter lægges besøgene på de dage, hvor direktionen holder sit månedlige møde, og hvor driftsleverandøren alligevel er på besøg. Resten af arbejdet foregår på afstand, og den interne kontaktperson samler spørgsmålene til besøgsdagene.
Transporttid og timeramme
Fremmøde koster tid, og den tid skal håndteres i aftalen. Aftal, om transporttid tæller med i timerammen, afregnes for sig eller holdes uden for afregningen. Der findes ingen fast praksis på området, og det afgørende er, at begge parter kender ordningen på forhånd. Beskriv også, hvad der sker, hvis et planlagt besøg aflyses, eller hvis I beder om et ekstra besøg med kort varsel.
Afstanden mellem virksomheden og den eksterne påvirker, hvor fleksibelt fremmødet kan planlægges. Nielco IT arbejder i hele landet fra Hinnerup tæt ved Aarhus, og omfanget af fremmøde aftales i hvert samarbejde ud fra opgaverne. Hvad der påvirker prisen, og hvordan I får et tilbud, står under pris og tilbud. Den samlede gennemgang af timer og svartider finder I i Timeramme, svartid og tilgængelighed.
Det skal I lade være med
- At aftale et fast antal dage uden at se på opgaverne · fremmødet bør følge det arbejde, der skal laves.
- At skære besøgene væk i opstarten for at spare timer · manglende kendskab til huset koster mere tid senere.
- At bruge besøgsdagene på enkeltsager ved skrivebordene · saml småsagerne, og hold dagen til de planlagte opgaver.
- At lade transporttiden stå uafklaret · uenighed om afregning slider unødigt på samarbejdet.
- At regne med fremmøde med kort varsel uden en aftale · beskriv, hvornår og hvordan ekstra besøg kan bestilles.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ Et forslag til fremmøde i opstarten, begrundet i opgaverne.
- ☐ En fast rytme for besøg, når opstarten er overstået.
- ☐ Klar besked om, hvordan transporttid behandles.
- ☐ Besøg lagt i kalenderen i god tid, så medarbejdere og leverandører kan indrette sig.
- ☐ En kort status efter hvert besøg med de punkter, der blev taget op.
Næste skridt er at skrive de møder og begivenheder ned, hvor IT bør være repræsenteret i det kommende halve år, og bruge listen som udgangspunkt, når fremmødet aftales.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Den interne kontaktperson · Aftalen om ekstern IT-ledelse
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-ledelse hos Nielco IT
