IT-dokumentationen skal skrives på det sprog, som de vigtigste læsere af det enkelte dokument forstår bedst. For strategi og politikker, som ledelse og medarbejdere skal læse og følge, er det i en dansk virksomhed oftest dansk. For teknisk driftsdokumentation, som leverandører og specialister arbejder i, kan engelsk være det praktiske valg. Valget bør træffes af ledelsen for hver type dokument og skrives ned, så den eksterne IT-leder, leverandørerne og medarbejderne ved, hvad der gælder. Uden en beslutning ender virksomheden typisk med en blanding, hvor ingen er sikre på, hvilken udgave der er den gældende.
Hvem skal læse dokumentet?
Spørgsmålet om sprog er i bund og grund et spørgsmål om læsere. En sikkerhedspolitik, som medarbejderne skal kvittere for, virker kun, hvis de forstår den. En beskrivelse af netværkets opsætning, som driftsleverandørens teknikere arbejder ud fra, skal kunne læses af dem, også hvis en del af teamet sidder i et andet land.
Del derfor dokumenterne op efter læserkreds, før sproget vælges. En nyttig opdeling er dokumenter til ledelse og bestyrelse, dokumenter til alle medarbejdere, dokumenter til IT-ansvarlige og leverandører samt dokumenter, der sendes til kunder, revisorer eller myndigheder. Hver gruppe kan have sit eget sprog.
Tænk også på, hvem der skal læse dokumentet om nogle år. En driftsbeskrivelse kan overleve både den nuværende leverandør og den nuværende IT-leder. Skrives den på et sprog, som kun leverandørens team arbejder i, kan det blive en hindring, den dag opgaven skal flyttes. Det taler for at vælge sprog ud fra virksomhedens behov og lade den enkelte leverandørs vaner komme i anden række.
Strategi og politikker
IT-strategien, de overordnede politikker og risikovurderingen er ledelsens dokumenter. Ledelsen skal kunne læse dem grundigt, drøfte dem og godkende dem. I en dansk virksomhed med en dansk ledelse og bestyrelse er dansk derfor det naturlige udgangspunkt. Det samme gælder retningslinjer til medarbejderne om fx adgangskoder, brug af mail og håndtering af personoplysninger. Er der medarbejdere, der ikke læser dansk, kan en oversat udgave lægges ved siden af, med en tydelig angivelse af, hvilken udgave der gælder ved tvivl.
Den slags dokumenter skal ofte kunne fremvises. Hvordan rapporteringen til ledelsen kan bygges op, står i Rapportering: hvad ledelsen skal se, og hvor ofte.
Driftsdokumentation og vejledninger
Driftsdokumentation omfatter fx beskrivelser af servere, netværk, backup, adgangsstyring og procedurer ved nedbrud. Den bruges af teknikere, og meget af den skrives af driftsleverandøren. Leverandører med teams i flere lande arbejder ofte på engelsk, og systemernes egne skærmbilleder og fejlmeddelelser er tit på engelsk. Det kan tale for engelsk i den tekniske del. Uanset sproget skal driftsdokumentationen ligge i virksomhedens egne mapper og kunne læses af andre end den leverandør, der skrev den.
Vejledninger til brugerne er en anden sag. En vejledning i at nulstille en adgangskode eller melde en mistænkelig mail skal være på det sprog, brugerne taler. Den lille ekstra indsats ved at skrive dem på dansk betaler sig i færre fejl og færre henvendelser.
Beredskabsplanen kræver særlig omtanke. Den skal kunne bruges under pres af både ledelse og teknikere. En løsning kan være en dansk ledelsesdel med beslutninger, roller og kommunikation og en teknisk del på det sprog, leverandøren arbejder på.
Når koncernen, kunderne eller standarden taler engelsk
Nogle virksomheder møder krav om engelsk udefra. Et dansk datterselskab af en udenlandsk koncern skal ofte rapportere til koncernens IT-funktion på engelsk, se Dansk datterselskab af en udenlandsk koncern. Udenlandske kunder sender spørgeskemaer om sikkerhed på engelsk og forventer svar på samme sprog. Internationale standarder som ISO/IEC 27001 er skrevet på engelsk, og en certificeringsrevisor kan efter aftale arbejde på flere sprog.
Ingen af delene betyder, at alt skal skrives på engelsk. Ofte er det nok at have bestemte dokumenter på engelsk eller at kunne levere et resumé. Afgør, hvilke dokumenter der faktisk skal ud af huset, og hold resten på det sprog, der passer til læserne internt.
Fagord og ordliste
IT-dokumentation bruger mange engelske fagord, også når teksten er dansk. Ord som backup, firewall og phishing er en del af dansk fagsprog. Andre begreber har gode danske afløsere. Det vigtigste er at bruge de samme ord konsekvent i alle dokumenter og at forklare dem første gang, de optræder. En kort ordliste i mappen med politikker gør dokumenterne lettere at læse for ledelse og medarbejdere. Forklaringer på rollebetegnelserne findes i ordlisten.
Hvad der skal aftales med den eksterne
Når den eksterne IT-leder begynder, bør sproget aftales sammen med skabeloner og mappestruktur. Et tænkt eksempel. Et softwarehus med fem udviklere og én kunde, der kræver ISO 27001-dokumentation, beslutter, at politikkerne skrives på dansk, at den tekniske dokumentation af platformen skrives på engelsk, og at kundens spørgeskemaer besvares på engelsk med henvisning til de danske politikker i oversat udgave. Beslutningen står på én side og gælder også for leverandørerne.
Aftal også, hvem der står for oversættelser, og om tiden indgår i timerammen. Oversættelse af en lang politik er en opgave, der skal prioriteres som alt andet. Hvordan værktøjer og mapper sættes op, står i Mail, Teams og fælles mapper.
Det skal I lade være med
- At lade hver forfatter vælge sprog · resultatet bliver en blanding uden fast praksis.
- At skrive medarbejdernes retningslinjer på engelsk for at spare tid · regler, der ikke forstås, bliver ikke fulgt.
- At oversætte alt på forhånd · oversæt det, der faktisk skal ud af huset.
- At have to sproglige udgaver uden at sige, hvilken der gælder · angiv den gældende udgave.
- At lade fagordene variere fra dokument til dokument · hold fast i ét ord for hvert begreb.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ Et forslag til sprog for hver type dokument, som ledelsen kan godkende.
- ☐ Dansk i dokumenter, som ledelse og medarbejdere skal læse og godkende, medmindre andet er besluttet.
- ☐ En ordliste over de fagord, der bruges.
- ☐ Klar angivelse af gældende udgave, når et dokument findes på to sprog.
- ☐ Besked, når et krav udefra ændrer behovet for sprog.
Næste skridt er at liste jeres vigtigste IT-dokumenter, notere hvem der læser hvert af dem, og beslutte sproget på et ledelsesmøde. Beslutningen kan med fordel stå i beslutningsloggen.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: IT-strategi på én side · Ordliste om ekstern IT-ledelse
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-ledelse hos Nielco IT
