En IT-projektleder har ansvaret for at levere ét bestemt projekt inden for en aftalt tid, økonomi og kvalitet. En IT-leder har ansvaret for helheden, altså alle systemer, leverandører, risici og projekter, og prioriterer mellem dem over tid. Projektlederen spørger, hvordan projektet kommer i mål. IT-lederen spørger, om det er det rigtige projekt, hvad det betyder for resten af IT, og hvad der sker, når projektet er afsluttet. I et stort digitaliseringsprojekt har virksomheden ofte brug for begge, og så er det IT-lederen, der på ledelsens vegne bør have det sidste ord om retning og prioritering, mens projektlederen styrer udførelsen.
Projektlederens opgave
Projektlederen arbejder ud fra et afgrænset mål. Det kan være indførelsen af et nyt forretningssystem, skiftet til en ny driftsleverandør eller udrulningen af nye arbejdspladser. Opgaverne er velkendte.
- Plan · aktiviteter, rækkefølge, milepæle og afhængigheder.
- Ressourcer · hvem fra forretningen og fra leverandøren der skal bidrage, og hvornår.
- Økonomi · forbruget holdt op mod budgettet.
- Risici i projektet · hvad der kan forsinke eller fordyre leverancen.
- Kommunikation · status til styregruppen og information til brugerne.
- Afslutning · test, overdragelse til drift og evaluering.
Projektlederen måles på, om projektet blev leveret som aftalt. Når projektet er slut, er rollen også slut. Projektlederen kan komme fra virksomheden selv, fra systemleverandøren eller være hentet ind til lejligheden. Det har betydning for, hvis interesser personen i sidste ende varetager, og bør derfor være afklaret, før projektet går i gang. En projektleder fra leverandøren kender systemet godt, men skal også tage hensyn til sin arbejdsgivers økonomi og kapacitet.
IT-lederens opgave
IT-lederen arbejder uden slutdato. Rollen ejer IT-området som helhed og har ansvaret for, at det understøtter forretningen år efter år. Hvad det dækker set fra direktionen, er gennemgået i artiklen om den eksterne IT-chef.
I forhold til projekterne betyder det, at IT-lederen beslutter eller indstiller, hvilke projekter der skal sættes i gang, og i hvilken rækkefølge. IT-lederen sikrer, at det nye system kan driftes og beskyttes, når projektlederen er gået, og at aftalen med leverandøren også giver mening efter go-live, altså den dag systemet tages i brug. IT-lederen holder øje med, at flere projekter ikke trækker på de samme medarbejdere samtidig.
Hvor rollerne kolliderer
Konflikterne er forudsigelige. Projektlederen vil holde tidsplanen, og IT-lederen vil have sikkerhed og drift med fra start. Leverandøren foreslår en genvej, som sparer tid i projektet, men giver ekstra arbejde i driften bagefter. En afdeling ønsker en ændring midt i projektet, som projektlederen helst vil udskyde.
Ingen af parterne har uret. Projektlederen er sat til at levere, og IT-lederen er sat til at tænke på helheden. Derfor skal det aftales på forhånd, hvem der afgør hvad. En enkel fordeling er, at projektlederen beslutter inden for planen og budgettet, mens ændringer i omfang, sikkerhedsniveau eller arkitektur skal godkendes af IT-lederen eller styregruppen. Hvordan beslutningsretten kan skrives ned, står i artiklen om mandat, og hvordan beslutningerne gemmes, er vist i Beslutningslog for IT.
Hvornår I har brug for begge
En virksomhed, der har en ekstern IT-leder på deltid, kan sagtens gennemføre mindre projekter uden en separat projektleder. IT-lederen planlægger og følger op, og leverandøren leverer. Tre forhold taler for at tilføje en projektleder.
- Omfanget. Projektet kræver mere tid, end den faste timeramme rummer, fx et skifte af forretningssystem, der berører alle afdelinger.
- Varigheden. Projektet strækker sig over mange måneder og kræver daglig opfølgning.
- Fagligheden. Projektet kræver særlig viden om en bestemt type system eller en bestemt metode.
Omvendt bør en virksomhed, der allerede har en projektleder på et stort projekt, overveje, om nogen ejer helheden. Når projektlederen er færdig, står systemet tilbage, og nogen skal eje det.
Ekstern IT-ledelse aftales ofte som en løbende ordning med en månedlig ramme af timer, og de store opgaver kan så lægges i selvstændige projekter uden for rammen. Den model gør det muligt at lade IT-lederen styre et projekt selv eller arbejde sammen med en projektleder, alt efter størrelsen. Valget mellem modellerne er samlet på siden Vælg rolle og model.
Et tænkt eksempel
Grossisten med 70 ansatte skal skifte forretningssystem. Direktionen ansætter en ekstern projektleder med erfaring fra lignende skift og har samtidig en ekstern IT-leder på deltid.
Projektlederen ejer planen, koordinerer leverandøren og nøglebrugerne og rapporterer ugentligt til styregruppen. IT-lederen sidder i styregruppen sammen med direktøren og økonomichefen, godkender ændringer, der påvirker sikkerheden eller andre systemer, og forbereder driften efter skiftet. Da leverandøren foreslår at udskyde opsætningen af adgangsstyring for at nå datoen, siger IT-lederen nej, og styregruppen bakker op. Projektet bliver to uger forsinket, men systemet går i drift med de rigtige adgange fra første dag.
Det skal I lade være med
- At gøre leverandørens projektleder til jeres · leverandørens projektleder varetager leverandørens interesser.
- At lade projektlederen eje driften bagefter · rollen slutter med projektet.
- At lade IT-lederen være projektleder på alt · den løbende ledelse går i stå.
- At undlade at aftale, hvem der har det sidste ord · konflikten kommer under alle omstændigheder.
- At glemme overdragelsen · dokumentation og ansvar skal flytte fra projekt til drift.
Det skal I kræve af den eksterne
Skal den eksterne IT-leder samarbejde med en projektleder eller selv lede et projekt, bør aftalen rumme disse punkter.
- ☐ En klar aftale om, hvilke beslutninger projektlederen træffer, og hvilke IT-lederen træffer.
- ☐ En plads i styregruppen med ret til at stoppe ændringer, der svækker sikkerhed eller drift.
- ☐ Et særskilt overslag over tid, hvis projektet ligger ud over den faste timeramme.
- ☐ En plan for overdragelse fra projekt til drift med dokumentation og ansvarlige.
- ☐ Status til ledelsen, der viser projektet i sammenhæng med resten af IT, se rapportering til ledelsen.
- ☐ Oplysning om eventuelle bindinger til leverandører, der byder på eller deltager i projektet.
Næste skridt er at skrive jeres planlagte IT-projekter for det kommende år ned og markere, hvem der ejer hvert projekt, og hvem der ejer helheden. Mangler det sidste navn, er det den rolle, I bør se på først. Hvad der påvirker prisen, og hvordan I får et tilbud, står under pris og tilbud.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Hvad laver en ekstern IT-chef? · Chief Digital Officer
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-ledelse hos Nielco IT
