En ekstern IT-leder kan fungere som bro til en fast ansættelse. Den eksterne bygger funktionen op, finder ud af, hvor stor opgaven reelt er, og hjælper med at beskrive den stilling, der skal besættes. Når den fastansatte starter, flyttes ansvaret efter en plan, som blev aftalt fra begyndelsen. Modellen passer til virksomheder, der ved, at de på sigt får brug for en IT-chef i huset, men som endnu ikke kan beskrive stillingen præcist nok til at rekruttere den rigtige.
Hvorfor broen giver mening
Mange virksomheder ansætter deres første IT-chef på et spinkelt grundlag. Stillingsopslaget bygger på andres opslag, ingen ved, hvor meget af tiden der går til leverandører, og hvor meget til support, og ledelsen har svært ved at vurdere ansøgernes faglighed. Resultatet kan blive en ansættelse, der ikke passer til opgaven, og et nyt forsøg et par år senere.
En periode med en ekstern leder giver ledelsen erfaring med, hvad rollen indeholder. Efter et år ved direktionen, hvilke beslutninger der skulle træffes, hvilke leverandører der krævede opmærksomhed, og hvor tiden blev brugt. Den viden gør stillingsbeskrivelsen konkret. Kriterierne, der taler for henholdsvis ekstern og fastansat, er gennemgået i Ekstern eller fastansat IT-chef.
Det, den eksterne bygger op
Brofasen har et andet sigte end et løbende eksternt samarbejde. Arbejdet skal efterlade en funktion, som en ny person kan træde ind i. Det kræver, at den eksterne fra starten arbejder med en efterfølger for øje og leverer:
- en oversigt over systemer, leverandører, aftaler og opsigelsesvarsler
- en prioriteringsliste med de kommende års opgaver
- et IT-budget, hvor de faste udgifter er adskilt fra projekterne
- faste møder med leverandørerne og en dagsorden, der kan overtages
- en beslutningslog med begrundelserne for de valg, der er truffet
- dokumentation, der ligger i virksomhedens egne systemer
Opstarten følger den rækkefølge, der er beskrevet i De første 90 dage. Forskellen er, at hver leverance skal kunne bruges af en anden end den, der lavede den.
Fra opgaver til stillingsbeskrivelse
Efter nogle måneder kan den eksterne lægge et udkast frem, der bygger på det, der faktisk er sket. Udkastet bør svare på, hvilke opgaver der fylder mest, hvor meget ledelse og hvor meget udførelse stillingen rummer, hvilke kompetencer der er nødvendige fra første dag, og hvilke der kan hentes udefra. Det sidste punkt er vigtigt. En mindre virksomhed finder sjældent én person, der både styrer driften, ejer sikkerheden og leder et udviklingsprojekt, og beskrivelsen bliver mere realistisk, når den angiver, hvad der fortsat skal ligge hos en specialist.
Tag også stilling til titlen. Om stillingen skal hedde IT-chef, IT-ansvarlig eller noget tredje, afhænger af mandatet og placeringen i organisationen. Beskriv desuden, hvem den nye skal referere til, og hvor grænsen går mellem det, stillingen selv kan afgøre, og det, der kræver direktionens ja. Notér også, hvilket budget stillingen skal forvalte. Den slags afklaringer er lettere at foretage, mens en ekstern allerede har prøvet rollen af i praksis.
Produktionsvirksomheden med 60 ansatte, der har haft en ekstern IT-chef i et år, kan fx nå frem til, at den faste stilling er en IT-ansvarlig med vægt på drift og leverandørstyring, mens sikkerhedsrollen bliver hos en ekstern på få timer om måneden.
Hvor længe broen varer
Broen skal være lang nok til, at den eksterne har oplevet et helt år med budget, leverandørforhandlinger og de opgaver, der kun kommer en gang årligt. Den må omvendt ikke blive så lang, at den midlertidige løsning bliver permanent af ren vane. Sæt et tidspunkt for, hvornår stillingsbeskrivelsen skal ligge klar, og et tidspunkt for, hvornår ledelsen beslutter, om rekrutteringen skal sættes i gang. Rekruttering tager i sig selv tid, og en opsigelsesperiode hos kandidatens nuværende arbejdsgiver kan forlænge forløbet med flere måneder. Den eksterne aftale bør derfor kunne forlænges på kendte vilkår, hvis ansættelsen trækker ud.
Den eksterne i rekrutteringen
Den eksterne kender opgaven bedst og kan bidrage med faglige spørgsmål til samtalerne, en praktisk opgave til kandidaterne og en vurdering af svarene. Beslutningen om, hvem der ansættes, ligger hos ledelsen. Aftal på forhånd, hvilken rolle den eksterne spiller, og tal åbent om, at den eksterne har en interesse i udfaldet, fordi ansættelsen afslutter eller ændrer den eksterne aftale. En tydelig rollefordeling beskytter begge parter mod mistanke om, at kandidatvalget er farvet.
Overgangen
De mest sårbare uger er dem omkring den fastansattes start. Planlæg et overlap, hvor begge er aktive, og hvor ansvaret flyttes i en fastlagt rækkefølge. Typisk overtager den nye først de løbende møder og henvendelser, derefter leverandørforholdene og til sidst budgettet og de strategiske beslutninger. Adgange og fuldmagter følger med, når ansvaret flytter. Leverandørerne skal have besked om, hvem der fremover er deres kontakt, og medarbejderne skal vide, hvem de henvender sig til.
Rækkefølgen og kvitteringen for overdragelsen er beskrevet i Overdragelse fra ekstern, og hvem der ejer materialet, står i adgange og dokumentation.
Efter broen
Når overdragelsen er på plads, kan samarbejdet ophøre helt efter planen i Afslutning af samarbejdet. Nogle virksomheder beholder den eksterne på en mindre ramme, fx som sparringspartner for den nyansatte eller på et specialområde som sikkerhed. Det fungerer, når rollerne er tydeligt adskilt, så den nye IT-chef ikke oplever at have en skyggechef ved siden af sig.
Det skal I lade være med
- At lade brofasen glide · sæt en dato for, hvornår stillingen skal være beskrevet.
- At rekruttere, før funktionen er kortlagt · stillingsbeskrivelsen bliver gætværk.
- At lade den eksterne vælge sin efterfølger · ledelsen ansætter.
- At springe overlappet over · en ny IT-chef uden overlevering begynder forfra.
- At beholde den eksterne uden ny rollebeskrivelse · to personer med samme ansvar skaber uklarhed.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ Accept af, at målet er en fastansat, skrevet ind i aftalen.
- ☐ Dokumentation, der løbende kan overtages af en anden.
- ☐ Et udkast til stillingsbeskrivelse på et aftalt tidspunkt.
- ☐ En plan for overlap og rækkefølge i overdragelsen.
- ☐ Åbenhed om egne interesser i forbindelse med rekrutteringen.
Næste skridt er at aftale med den eksterne, hvornår stillingsbeskrivelsen skal ligge klar, og at skrive overdragelsen ind i aftalen fra første dag.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Interim eller fractional · Hvad laver en ekstern IT-chef? · Virksomhed i vækst: hvornår skal IT-ledelsen skifte form?
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-ledelse hos Nielco IT
