I en koncern, hvor datterselskaberne bruger fælles systemer, bør IT-ledelsen som udgangspunkt placeres i moderselskabet med et skriftligt mandat fra hvert datterselskab. Moderselskabet ejer de fælles beslutninger, mens hvert datterselskab beholder ansvaret for sin egen organisation og sine egne risici. Har datterselskaberne hver deres systemer og forretning, kan en selvstændig IT-ledelse i hvert selskab være det rigtige. Uanset model skal alle selskaber kunne se, hvem der bestemmer over hvilke systemer.
Fælles systemer og forskellige bestyrelser
Mange mindre koncerner er opstået ved opkøb eller ved, at en ny aktivitet er lagt i sit eget selskab. Med tiden er systemerne blevet fælles. Mailen, forretningssystemet og netværket deles, og en enkelt driftsleverandør leverer til alle.
Juridisk er selskaberne fortsat selvstændige. Efter selskabsloven har bestyrelsen i hvert kapitalselskab ansvaret for den overordnede ledelse og for en forsvarlig organisation, og direktionen i hvert selskab står for den daglige ledelse. En beslutning i moderselskabet om et nyt fælles system påvirker derfor selskaber, hvis egne ledelser har et ansvar for, at deres organisation fortsat er forsvarlig.
Tre måder at placere IT-ledelsen
Den første måde er en central IT-ledelse i moderselskabet, der leverer til datterselskaberne. Den passer, når systemerne er fælles, og datterselskaberne ligner hinanden. Den anden er selvstændig IT-ledelse i hvert selskab. Den passer, når forretningerne er forskellige, og systemerne er adskilte. Den tredje er en blanding, hvor moderselskabet ejer de fælles systemer og rammer, og hvert datterselskab har en ansvarlig for sine egne systemer og behov.
Blandingen er den mest almindelige og den sværeste at få til at fungere. Den kræver en klar beskrivelse af, hvad der er fælles, og hvad der er lokalt. Valget bør tages op igen, når koncernen køber eller sælger et selskab, fordi balancen mellem det fælles og det lokale så ændrer sig, se IT-ledelse efter et opkøb.
Mandatet, når systemerne er fælles
Når moderselskabet ejer de fælles systemer, skal det fremgå af en skriftlig aftale mellem selskaberne, hvilke ydelser datterselskaberne får, hvordan udgifterne fordeles, og hvem der træffer hvilke beslutninger. Aftalen bør godkendes af ledelsen i hvert selskab.
Mandatet skal også dække den eksterne IT-leder. Er den eksterne ansat af moderselskabet, skal det fremgå, om vedkommende også kan handle på datterselskabernes vegne over for leverandørerne, og hvem i datterselskaberne vedkommende rapporterer til. Mere om mandat står i mandat og beslutningskompetence.
Lovkrav gælder selskab for selskab
Lovkrav om IT og data rammer typisk hvert selskab for sig. Hvert selskab, der behandler personoplysninger, er dataansvarlig for sine egne behandlinger. En koncern kan efter databeskyttelsesforordningen art. 37, stk. 2, udpege én fælles databeskyttelsesrådgiver, hvis rådgiveren er let tilgængelig fra hvert forretningssted. Det er gennemgået i fælles DPO i koncernen.
NIS2-loven vurderes også for den enkelte enhed, og ledelsesorganet i et omfattet selskab skal godkende foranstaltningerne og føre tilsyn med dem. Det ansvar kan ikke placeres i moderselskabet alene. Se NIS2 og valget af rolle.
Rapportering til flere ledelser
En central IT-ledelse arbejder for flere ledelser på én gang, og hver af dem har brug for at kende sit eget selskabs situation. Rapporteringen bør derfor have to lag. Det første viser status for de fælles systemer, fælles risici og fælles projekter og går til koncernledelsen. Det andet viser, hvad der er relevant for det enkelte selskab, fx nedetid, der ramte dets kunder, lokale risici og de beslutninger, som selskabets egen ledelse skal tage stilling til.
Datterselskabernes bestyrelser kan så tage IT op på deres egne møder ud fra et grundlag, der handler om dem. Det gør det lettere for dem at leve op til deres ansvar for organisationen, også når de har overladt de fleste beslutninger til moderselskabet. Indholdet af en god rapport er beskrevet i rapportering til ledelsen.
Udgiftsfordelingen hører med i rapporten. Når datterselskaberne betaler for fælles IT, vil de se, hvad de får for pengene, og hvordan fordelingen er beregnet. Er fordelingen synlig, bliver diskussionerne om systemerne mere saglige.
Rolle og model
I en mindre koncern, der bruger IT, er rollen oftest en IT-chef på koncernniveau, ansat eller ekstern, med ansvar for de fælles systemer. Overblikket over de enkelte roller findes under Rollerne i ekstern IT-ledelse. Har koncernen et selskab, der udvikler software, kan dette selskab have brug for sin egen CTO ved siden af.
Modellen afhænger af omfanget. En ekstern på deltid kan dække en koncern med få selskaber og fælles systemer. Ved en samling af systemer efter et opkøb kan et interimforløb være mere passende. Under alle omstændigheder bør den eksterne have et mandat fra koncernledelsen og en kontaktperson i hvert datterselskab, så de lokale behov bliver hørt.
Det skal I lade være med
- At lade moderselskabet beslutte uden mandat fra datterselskaberne · deres ledelser bærer fortsat ansvaret.
- At lade udgiftsfordelingen være uskreven · uenighed om pengene bliver til uenighed om systemerne.
- At gå ud fra, at lovkrav kan opfyldes ét sted for hele koncernen · vurdér hvert selskab.
- At give den eksterne en uklar arbejdsgiver · det skal stå, hvem vedkommende handler for.
- At samle alt centralt i selskaber, der er meget forskellige · det fælles skal give mening for alle.
Det skal I kræve af den eksterne
- Erfaring med koncernstrukturer og med at arbejde for flere ledelser på samme tid.
- En beskrivelse af, hvad der er fælles, og hvad der er lokalt, i de første måneder.
- Rapportering, der viser status for hvert selskab og for helheden.
- Forståelse for, at lovkrav vurderes for det enkelte selskab.
- Skriftlig oplysning om bindinger til de leverandører, koncernen bruger eller overvejer.
Sådan kommer I videre
- ☐ Lav en liste over systemer, og marker dem, der er fælles, og dem, der er lokale.
- ☐ Beslut, hvilken af de tre måder der passer til koncernen.
- ☐ Skriv en aftale mellem selskaberne om ydelser, udgifter og beslutninger.
- ☐ Afklar lovkrav for hvert selskab, herunder NIS2 og pligten til DPO.
- ☐ Beskriv den eksternes mandat for hvert selskab.
Holdt op mod koncernens behov kan Vælg rolle og model hjælpe med valget. Hvad der påvirker prisen, og hvordan I får et tilbud, står under pris og tilbud.
Kilder
- Selskabsloven, LBK nr. 331 af 20. marts 2025, på Retsinformation: § 115 og § 117 om bestyrelsens og direktionens opgaver.
- Forordning (EU) 2016/679 på EUR-Lex: art. 37, stk. 2, om fælles databeskyttelsesrådgiver i en koncern.
- Direktiv (EU) 2022/2555 på EUR-Lex: art. 20 om ledelsesorganernes ansvar.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Dansk datterselskab af en udenlandsk koncern · Bestyrelsen og ekstern IT-ledelse
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-ledelse hos Nielco IT
