En ekstern ved siden af jeres egen IT-chef giver mening, når der er en rolle eller en opgave, IT-chefen ikke kan eller bør bære. Det kan være sikkerhedsansvaret, DPO-rollen, et stort projekt eller ledelse af en bestemt forhandling. Det vigtigste er, at IT-chefen er med fra begyndelsen, at det står klart, hvem der leder hvem, og at I skelner mellem at supplere en leder og at tvivle på en. Er det sidste tilfældet, skal den samtale tages direkte, for en ekstern løser den ikke.
Fire grunde til at have begge
Virksomheden har en IT-chef, som gør sit arbejde, så det er andet end lederen, der mangler. Der er fire almindelige grunde til at hente en ekstern ind.
Rollen må ikke ligge hos IT-chefen. Den tydeligste er DPO’en. Datatilsynets vejledning udelukker den øverste IT-ansvarlige fra hvervet, og begrundelsen er forklaret i Kan IT-chefen også være DPO?. Af samme grund bør sikkerhedsvurderingen ikke stå alene hos den, der driver systemerne, se CISO og IT-chef (CIO).
Faget er for specialiseret. En IT-chef i en mellemstor virksomhed er bredt orienteret, og sikkerhedsledelse, databeskyttelse og arkitektur er hver for sig fag, det er svært at holde sig ajour med ved siden af resten.
Tiden slår ikke til. Et systemskift, en fusion eller en ny leverandør kan kræve mere ledelse, end der er i kalenderen. En ekstern kan tage det ene ben, mens IT-chefen holder det andet.
Beslutningen fortjener et ekstra sæt øjne. Står I foran en stor investering, kan både direktør og IT-chef være interesserede i en vurdering fra en, der ikke har været med til at træffe de tidligere valg.
Hvem leder hvem?
Det skal besluttes, før den eksterne møder ind. De to mest almindelige former ser sådan ud.
Den eksterne refererer til IT-chefen. Det passer, når den eksterne hjælper med en opgave inden for IT-chefens område, fx et projekt. IT-chefen prioriterer og følger op, og direktøren behøver sjældent at tale med den eksterne.
Den eksterne refererer til direktøren. Det passer, når rollen skal være uafhængig af IT-chefen, som en CISO eller en DPO. For DPO’en følger det af forordningens krav om direkte rapportering til det øverste ledelsesniveau, se instruks og afskedigelse af DPO’en. IT-chefen beholder alt det, der handler om at drive og beslutte, mens den eksterne ejer sin vurdering.
Brug så vidt muligt ikke en blanding. En ekstern, der skal aflevere til IT-chefen, men som også taler med direktøren om IT-chefen, kommer hurtigt til at stå i et umuligt krydsfelt. Skriv fordelingen ind i ansvarsmatricen.
Sådan undgår det at ligne kontrol
En IT-chef, der hører, at ledelsen vil have en ekstern ind, tænker det, de fleste ville tænke. Er jeg ikke god nok? Det er derfor rækkefølgen betyder noget.
- Tal med IT-chefen først. Før nogen udbyder er kontaktet. Forklar, hvilket behov I ser, og spørg, hvordan vedkommende ser det.
- Tag udgangspunkt i opgaven. Formulér det som det, der er nyt eller for meget, ikke som det, der mangler hos personen.
- Lad IT-chefen være med i valget. Vedkommende bør møde kandidaten og kunne sige sin mening, også selv om det sidste ord er jeres.
- Giv IT-chefen æren for resultatet. Det er stadig hans eller hendes område, og den eksterne må ikke stå i vejen i rapporteringen.
- Aftal, hvad den eksterne ikke rører ved. Det giver tryghed og sparer misforståelser.
En IT-chef, der får hjælp til det, han eller hun alligevel ikke når, bliver ofte den, der holder fast i samarbejdet. Den situation opstår kun, hvis opgaven er reel.
Når det i virkeligheden handler om IT-chefen
Nogle gange er det egentlige spørgsmål et andet. Ledelsen er utilfreds, tvivler på vurderingerne eller aner ikke, om tingene er i orden. Så er det fristende at hente en ekstern “til at hjælpe” og håbe, at svaret viser sig.
Det kommer sjældent til at gå godt. IT-chefen mærker det, og den eksterne får en opgave, ingen har sagt højt. Vælg i stedet en af disse veje:
- Tag samtalen med IT-chefen direkte om det, I er utilfredse med.
- Bestil en gennemgang af IT-området, og sig åbent, at det er det, der sker, og hvorfor. Hvad en gennemgang giver, står i Gennemgangen alene.
- Er stillingen i spil, så få råd om forløbet, før en ekstern involveres. Det er et spørgsmål til jeres advokat eller HR.
Det samme gælder, hvis den eksterne senere skal overtage rollen. Sig det, hvis det er planen, ellers er tilliden tabt, den dag det kommer frem.
Sparring er noget andet
En IT-chef, der ikke har andre at tale fag med, kan have brug for en erfaren kollega. Rollen er kendt i softwarevirksomheder, se sparring til jeres CTO, og samme tanke kan bruges om en IT-chef. Forskellen er, at sparring er en samtale, hvor IT-chefen sætter dagsordenen, og hvor intet ansvar flytter sig. Skal den eksterne eje noget, er der tale om en rolle, og den skal have et mandat, en referencevej og en aftale.
Flere eksterne på én gang
Er der allerede en ekstern DPO, en leverandør og måske en CISO, kan IT-chefen ende som den, der skal koordinere det hele ved siden af sit arbejde. Aftal, hvem der holder i tråden, og lad ikke den eksterne stille krav til IT-chefens tid uden at tage det i betragtning. Se hvem der koordinerer de eksterne.
Et tænkt eksempel: En logistikvirksomhed med 200 ansatte får krav om dokumenteret sikkerhed fra en stor kunde. IT-chefen foreslår selv, at sikkerhedsansvaret flyttes, fordi han ikke kan kontrollere sit eget arbejde. Direktøren henter en ekstern CISO, som refererer til direktøren og holder et fast månedsmøde med IT-chefen. IT-chefen var med til at vælge og læser rapporterne, før de går videre.
Det skal I lade være med
- At præsentere en løsning for IT-chefen, der allerede er valgt · så er tilliden væk fra starten.
- At bruge den eksterne som overvågning uden at sige det · det kommer frem.
- At lade to personer eje det samme · hvert område skal have én ejer.
- At bede den eksterne vurdere personen · vurderingen af en leder hører til hos den, der leder vedkommende.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ Respekt for IT-chefens ansvar over for medarbejdere og leverandører.
- ☐ En skriftlig afgrænsning af, hvad der er den eksternes område.
- ☐ Åbenhed over for IT-chefen om det, der sendes til ledelsen.
- ☐ En fast mødefrekvens med IT-chefen.
Kilder
- Forordning (EU) 2016/679 på EUR-Lex: art. 38, stk. 3, om rapportering til det øverste ledelsesniveau.
- Datatilsynet: Vejledning om databeskyttelsesrådgivere: afsnit 5.2 om, hvem der kan være DPO.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Hvor står den eksterne IT-leder i organisationsdiagrammet? · Vi har en IT-afdeling, men ingen IT-leder
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-ledelse hos Nielco IT
