Det kan godt være tilfældet. En ekstern IT-leder arbejder for flere virksomheder, og erfaring fra en bestemt branche er ofte en del af grunden til, at personen bliver valgt. Det er derfor rimeligt, at ledelsen spørger direkte, før aftalen indgås. Svaret afgør, hvad der skal aftales. Fortrolighed om jeres oplysninger kan sikres i aftalen. Den eksternes generelle erfaring kan ingen aftale fjerne, og det er heller ikke meningen. Er der tale om en direkte konkurrent, eller om opgaver, hvor jeres interesser kan støde sammen, kan I aftale begrænsninger eller vælge en anden.
Branchekendskab og konkurrenter hænger sammen
En ekstern IT-leder, der har arbejdet med flere virksomheder i samme branche, kender de typiske systemer, leverandører, kundekrav og risici. Det gør det lettere at komme hurtigt i gang og at vurdere, hvad der er normalt, og hvad der er usædvanligt. Den samme erfaring betyder, at personen kan have eller have haft opgaver hos virksomheder, I konkurrerer med.
Det er ikke i sig selv et problem. Mange rådgivere, revisorer og advokater arbejder for flere virksomheder i samme branche. Det afgørende er, at jeres oplysninger ikke bruges til andres fordel, og at den eksterne ikke kommer i en situation, hvor jeres interesser og en anden kundes interesser står over for hinanden. Hvordan uafhængigheden af leverandører vurderes, er beskrevet i Uvildig IT-rådgivning: spørg til forhandleraftaler og provision.
Spørg, før aftalen indgås
Stil spørgsmålene ved den første samtale. De kan formuleres enkelt.
- Har du opgaver for virksomheder, vi konkurrerer direkte med?
- Hvordan sikrer du, at oplysninger fra én kunde ikke bruges hos en anden?
- Hvad gør du, hvis der opstår en interessekonflikt undervejs?
- Vil du underskrive en fortrolighedsaftale med os?
- Kan vi aftale, at du giver besked, før du påtager dig en opgave hos en navngiven konkurrent?
En seriøs ekstern vil ikke afsløre, hvem personen ellers arbejder for, hvis kunderne ikke har givet lov. Det er et godt tegn. Svaret kan i stedet være, at den eksterne kontrollerer for konflikter, når I nævner, hvem I opfatter som jeres nærmeste konkurrenter. Flere spørgsmål til samtalen står i Det skal I kræve af en ekstern IT-leder.
Hvad der kan aftales om branchekolleger
Der er flere muligheder, og de bør stå i forhold til, hvor følsomme jeres forhold er.
- Oplysningspligt. Den eksterne giver besked, hvis en navngiven konkurrent henvender sig, og I kan drøfte, hvordan det håndteres.
- Konkurrentliste. I udpeger et begrænset antal virksomheder, som den eksterne ikke påtager sig opgaver for, så længe samarbejdet varer.
- Adskilte opgaver. Den eksterne må gerne arbejde for andre i branchen, men ikke med de emner, hvor jeres forretning er særligt følsom, fx en ny platform eller et tilbud til den samme kunde.
- Ingen begrænsning. For mange virksomheder er fortrolighed nok, fordi IT-ledelse sjældent berører det, der adskiller dem fra konkurrenterne.
En begrænsning har en pris for den eksterne, fordi den lukker af for opgaver. Hold den derfor smal og tidsbegrænset. Hvad der påvirker prisen, og hvordan I får et tilbud, står under pris og tilbud.
Hvor fortrolighedsaftalen slår til
En fortrolighedsaftale, også kaldet NDA, forpligter den eksterne til ikke at videregive eller bruge jeres fortrolige oplysninger uden for samarbejdet. Den dækker fx priser, kundeforhold, planer, kontrakter, sårbarheder og oplysninger om medarbejdere. Aftalen bør også gælde efter samarbejdets ophør.
Fortroligheden omfatter også den måde, oplysningerne opbevares på. Spørg, hvor den eksterne gemmer notater og dokumenter, om materiale fra forskellige kunder holdes adskilt, og hvad der sker med det, når samarbejdet slutter. Foregår arbejdet i jeres egne systemer, er meget af det spørgsmål løst på forhånd.
Fortrolighedsaftalen har sine grænser. Den forhindrer ikke den eksterne i at bruge sin generelle erfaring, fx viden om, hvordan en bestemt type system bør sættes op, eller hvilke krav kunder i branchen typisk stiller. Den slags erfaring er en del af det, I køber. Grænsen går ved det, der er specifikt for jer. Ved tvivl om, hvad aftalen dækker juridisk, bør den læses af jeres advokat. Hvordan fortrolighed og adgange i øvrigt håndteres, står i Adgange, fortrolighed og hvem der ejer dokumentationen.
Konflikttjek og habilitet
Den bedste beskyttelse er, at den eksterne har en fast procedure for at opdage konflikter, før de opstår. Et konflikttjek betyder, at den eksterne ved hver ny opgave undersøger, om den kan komme i strid med eksisterende kunders interesser. Nielco IT har en habilitetspolitik med konflikttjek og underskriver fortrolighedsaftale på forespørgsel. Spørg den eksterne, I overvejer, om de har noget tilsvarende, og hvordan det fungerer i praksis.
Tjekket bør gentages, når jeres situation ændrer sig, fx hvis I går ind på et nyt marked eller begynder at konkurrere med en virksomhed, der tidligere var en samarbejdspartner. Giv den eksterne besked, når konkurrentbilledet ændrer sig, så tjekket bygger på aktuelle oplysninger.
Et tænkt eksempel. En e-handelsvirksomhed får at vide, at den eksterne har en anden kunde i samme branche. De aftaler fortrolighed, at den eksterne giver besked ved henvendelser fra tre navngivne konkurrenter, og at emnet tages op ved den halvårlige evaluering. Valget af rolle og model i øvrigt står i Vælg rolle og model.
Det skal I lade være med
- At undlade spørgsmålet af høflighed · det er en almindelig del af valget.
- At kræve en liste over den eksternes øvrige kunder · fortroligheden gælder også dem.
- At aftale brede forbud mod hele branchen · hold begrænsningen smal og tidsbegrænset.
- At gå ud fra, at fortrolighed dækker generel erfaring · aftalen beskytter jeres specifikke oplysninger.
- At glemme emnet efter underskriften · tag det op ved evalueringen.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ Et ærligt svar på, om der er opgaver hos direkte konkurrenter.
- ☐ En fortrolighedsaftale, der også gælder efter samarbejdets ophør.
- ☐ En beskrevet procedure for konflikttjek.
- ☐ Besked, hvis en interessekonflikt opstår undervejs.
Næste skridt er at skrive de spørgsmål ned, I vil stille ved den første samtale, og beslutte på forhånd, hvilke konkurrenter der eventuelt skal nævnes i aftalen.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Uvildig IT-rådgivning · Skal den eksterne IT-leder deltage i ledelsesmøderne?
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-ledelse hos Nielco IT
